Kalkulace cen jídel v příkladech

Každá školní jídelna s doplňkovou činností musí správně stanovit cenu jídla pro cizí strávníky. I ostatní jídelny někdy, výjimečně, potřebují prodat jídlo cizímu strávníkovi za cenu, která pokrývá veškeré náklady (např. pracovníkovi kontroly). Chybně určená cena může v některých případech vést až ke kontrolnímu nálezu „porušení rozpočtové kázně“. Proto je pro každou školní jídelnu důležité znát skutečné náklady na výrobu jednoho jídla. V tomto článku na praktických příkladech ukážeme, jak lze při kalkulaci ceny postupovat a kde leží hlavní úskalí. A poradíme i nástroj, který s kalkulací pomůže.

Důležité pojmy

Pro výpočet ceny jídla potřebujeme znát tyto základní pojmy:

Finanční norma (cena potravin) – průměrná cena potravin v jednom jídle.

Mzdové náklady (mzdová režie) – veškeré náklady na mzdy, odvody z mezd a další osobní náklady, které běžně hradí školní jídelna z dotace od státu.

Režijní (věcné, ostatní) náklady – veškeré ostatní náklady na výrobu jídel, které běžně hradí školní jídelna z dotace od zřizovatele.

Mzdové i režijní náklady vyčíslujeme nejprve za celou školní jídelnu a následně je rozpočítáváme na jednotlivá jídla. V doplňkové činnosti se tyto náklady nesmí hradit z dotace od státu (šlo by o tzv. porušení rozpočtové kázně). Pokud to zřizovatel výslovně nepovolí, nesmí se tyto náklady hradit ani z dotace od zřizovatele. Plyne to z § 135 odst. 3 zákona 561/2004, § 8 odst. 2 a 3 zákona č. 564/1990 Sb., § 22 odst. 2 zákona č. 250/2000 Sb. a § 44 zákona č. 218/2000 Sb.

Počet jídel – počet plánovaných jídel (pokud děláme předběžnou kalkulaci) anebo počet skutečně objednaných jídel (pokud děláme následnou kalkulaci).

Přepočtený počet jídel – používá se v případě, že jídelna vaří jídla různé velikosti a složitosti. Např. 3 svačiny se běžně přepočítají jako 1 oběd (je obdobně pracné vyrobit 3 svačiny jako 1 oběd).

Kalkulovaný zisk – odhadovaná výše zisku, které dosáhneme, pokud budou naplněny vstupní předpoklady (hodnoty), ze kterých při výpočtu vycházíme.

Kalkulační metody rámcově vycházejí z vyhlášky č. 450/2009 Sb.

Kalkulace ceny jídel je odhad, tedy nepřesné číslo

Cenu jídla pro cizího strávníka, jakou mu bude jídelna účtovat, potřebujeme znát předem. Skutečné náklady na jeho výrobu ale zpravidla zjistíme až následně, většinou z účetnictví. Kalkulací můžeme poměrně přesně zjistit cenu za uplynulé období (zpravidla za minulý rok), kdy známe přesně jak celkové náklady, tak počet prodaných jídel. Ale jak to bude v roce následujícím? Můžeme udělat celkem přesnou kalkulaci za uplynulý rok. Pak jí ale musíme upravit o námi odhadované změny.

Čeho se mohou změny týkat:

• bude jiná výše mezd (celkové zvýšení mezd, nový pracovník, atd.)
• změní se režijní náklady (zdražení energií, vody, služeb, atd.)
• zvýší se finanční norma na nákup potravin
• změní se počet strávníků

Proto je třeba vždy do kalkulace na budoucí období zahrnout kalkulovaný zisk a to i v případě, kdy není dosahování zisku záměrem. Je to nutná rezerva na náš nepřesný odhad.

Ilustrační příklady – projděte je všechny

Dále jsou uvedeny ilustrační příklady, na kterých jsou hlavní principy správné kalkulace vysvětleny. I když se vás některý příklad netýká (např. nejste střední škola), určitě je projděte postupně všechny. Jsou seřazeny od nejjednoduššího ke složitějším tak, abyste se na každém z nich naučili něco nového, abyste dobře pochopili nějaký další princip. To vám pak umožní správně sestavit a před kontrolním orgánem obhájit i vaši vlastní kalkulaci. A protože jde o trochu nudné čtení (je to o číslech), doporučujeme se do studia pustit v době, kdy na to máte trpělivost, čas a klid. Alespoň půl hodiny vcelku.

Příklad 1

Střední škola, která vaří pouze obědy pro studenty a zaměstnance. Všichni mají stejnou velikost porce.

Finanční norma (cena potravin) na jedno jídlo je 28 Kč (nepočítá se, jídelna si ji stanoví sama v rozpětí dle vyhlášky).

Mzdové náklady (mzdová režie) na jídelně jsou 2 mil. Kč (zjistí účetní z účetní výsledovky) a počet uvařených jídel je 100000 (zjistí se z evidence stravného). Podílem obou čísel zjistíme mzdové náklady na jedno jídlo:
2000000 : 100000 = 20 Kč.

Režijní (věcné, ostatní) náklady na jídelně jsou 1 mil. Kč (zjistí účetní z účetní výsledovky). Vydělením počtem jídel zjistíme režijní náklady na jedno jídlo:

1000000 : 100000 = 10 Kč.

Shrnutí: Celkové náklady na jedno jídlo v minulém roce byly:

28 Kč finanční norma

20 Kč mzdové náklady

10 Kč režijní náklady

———

58 Kč celkové skutečné náklady na výrobu jednoho jídla

Jídlo pro cizího strávníka stálo 59 Kč, takže jídelna vytvořila skutečný zisk na 1 porci ve výši 1 Kč.

Kalkulace ceny na příští rok:

• finanční normu zvyšujeme o 1 Kč
• předpokládáme obdobné mzdové i věcné náklady
• předpokládáme stejný počet strávníků

29 Kč finanční norma

20 Kč mzdové náklady

10 Kč režijní náklady

3 Kč kalkulovaný zisk

———

62 Kč celková cena jídla pro příští rok

Tak jak? Není na vás těch čísel moc? Porozuměli jste tomuto nejjednoduššímu příkladu? Jestli jste unaveni, nečtěte dál. Odpočiňte si, dejte si kafe a pak se k příkladu 1 vraťte znovu. A pokud ani na druhý pokus není pro vás příklad srozumitelný, pak všechny další příklady přeskočte a jděte rovnou na závěr.

Příklad 2

Střední škola, která vaří obědy pro studenty a zaměstnance a vyváží obědy pro MŠ. Děti v MŠ mají poloviční porci.

Z výsledovky: 2 mil. Kč celkové mzdové náklady, 1 mil. Kč celkové režijní náklady

Z evidence stravného: 90000 jídel pro studenty a zaměstnance, 20000 jídel pro děti v MŠ

Finanční norma: 28 Kč žáci a dospělí, 14 Kč děti v MŠ 

V čem je tento příklad složitější? Oproti příkladu 1 zde máme dva různé produkty:

• velký oběd pro studenty a zaměstnance, který se konzumuje na vlastní jídelně
• poloviční oběd pro děti v MŠ, který se vyváží ve várnicích

A vzniká pochopitelná otázka: Jak máme rozpočítat celkové náklady mezi různé produkty, jejichž náročnost přípravy je značně odlišná? Zde jsou možné dva přístupy:

1) Rozdíl v náročnosti zanedbáme – budeme počítat každou porci jako jeden kus bez ohledu na náročnost přípravy a distribuce. Tento přístup by patrně přes některé kontroly prošel, ale považujeme ho zvláště v tomto konkrétním případě za značně nepřesný a zkreslující. Na první pohled je přece zřejmé, že výroba 2 polovičních porcí je obdobně náročná jako výroba jedné plné porce. A patrně i distribuce dvou polovičních porcí ve várnicích bude stejná anebo spíš ještě jednodušší než distribuce 1 plné porce ve vlastní jídelně.

Při tomto nepřesném přístupu bychom např. mzdové náklady na jedno jídlo spočítali tak, že celkové mzdové náklady 2 mil. Kč vydělíme celkovým počtem porcí, tj. 110000 ks, tedy 2000000 : 110000 = 18,18 Kč.

2) Rozdíl v náročnosti vyjádříme tzv. přepočteným počtem těch menších jídel. Zde např. jednoduchou výše popsanou úvahou usoudíme, že dvě dětské porce jsou obdobně náročné jako jedna velká. Takže 20000 dětských porcí přepočteme na 20000 : 2 = 10000 velkých porcí. A tímto přepočtem se dostáváme k řešení dle příkladu 1. Jídelna vaří 90000 + 10000 = 100000 přepočtených porcí a kalkulace pro velké strávníky bude shodná s příkladem 1.

Na tomto příkladu vidíme, že různými kalkulačními metodami můžeme dojít k různým nákladům, které se mohou u jedné porce lišit i o několik korun. A to je další důvod, proč je dobré do kalkulace zahrnout i ziskovou přirážku. Usnadní nám to jednání s kontrolním orgánem, který naši kalkulační metodu zpochybní. On použije metodu jinou, ale pokud i on zjistí, že se cizím strávníkům jídlo prodávalo se ziskem, bude vše v pořádku.

A co teď? Pořád ještě vnímáte? Zasloužíte pochvalu – odměňte se, odpočiňte si. Pokud vám není zcela jasné, v čem spočívá rozdíl obou metod, zkuste příklad 1 i 2 znovu. A když pořád nic, vše přeskočte a jděte na závěr.

Příklad 3

Základní škola, která vaří obědy pro zaměstnance, pro starší žáky a pro mladší žáky.

Z výsledovky: 2 mil. Kč celkové mzdové náklady, 1 mil. Kč celkové režijní náklady

Z evidence stravného: 10000 jídel pro zaměstnance, 40000 jídel pro starší žáky, 50000 jídel pro mladší žáky

Finanční norma: 30 Kč dospělí, 27 Kč starší žáci (koeficient velikosti porce 0,9), 24 Kč mladší žáci (koeficient velikosti porce 0,8)

V čem je tento příklad jiný oproti příkladu 2? Máme více druhů jídel, která se liší velikostí porce. Ale liší se podstatně méně než v předchozím příkladu. A náklady na distribuci jídel jsou pro všechny skupiny stejné. I zde můžeme použít více různých přístupů:

1) Rozdíl v náročnosti zanedbáme – budeme počítat každou porci jako jeden kus bez ohledu na náročnost přípravy a distribuce. Zde na tuto metodu ze strany kontrol téměř jistě nebudou námitky. Rozdíl ve velikosti porce není velký a ještě bychom mohli přidat argument, že menší děti mají sice méně potravin na talíři, ale je s nimi na jídelně více práce. V takovém případě se dostaneme opět k částkám mzdové a věcné režie dle příkladu 1, protože počet porcí je stejný 100000 ks.

2) Rozdíl v náročnosti vyjádříme tzv. přepočteným počtem těch menších jídel tak, že počty jídel pronásobíme koeficientem velikost porce:

10000 = 10000 x 1 počet dospělých porcí

36000 = 40000 x 0,9 přepočtený počet starších žáků na dospělé porce

40000 = 50000 x 0,8 přepočtený počet mladších žáků na dospělé porce

————

86000 celkový počet přepočtených porcí

Při této metodě dojdeme ke mzdovým nákladům pro cizího strávníka 2000000 : 86000 = 23,26 Kč.

Obě tyto metody se v praxi používají a obě jsou obhajitelné před kontrolním orgánem. Ale obě jsou zjevně nepřesné. První metoda nerespektuje, že výroba menšího jídla je levnější. A druhá metoda zase nerespektuje, že náklady na distribuci jsou stejné bez ohledu na velikost porce. Rozdíl obou metod je u mezd více než 3 Kč, u režie více než 1,60.

Mohli bychom se pustit do přesnější kalkulační metody, která bude mít výsledek někde mezi metodou 1 a 2. Třeba tak, že použijeme průměr z obou kalkulací. Anebo ještě přesněji, že odborně posoudíme, jaká část nákladů se váže na výrobu jídel (a tu budeme rozdělovat dle přepočtených počtů), a jaká část se váže na distribuci jídel (a tu budeme dělit dle skutečných počtů porcí). Popis těchto složitějších metod ale přesahuje rámec tohoto článku. Kdo by je chtěl použít, může využít např. sofistikovaný nástroj na tvorbu kalkulací Kačka. S využitím vhodného SW (software) si můžete velmi rychle sami spočítat vlastní kalkulace několika různými metodami a pak si vybrat tu, která vám nejlépe vyhoví – např. proto, že s její pomocí snáze zdůvodníte nižší cenu jídel pro cizí strávníky.

Ještě jste se neztratili? Super, jste skvělí. Ale nic si nenalhávejte – závěr to jistí.

Příklad 4

Velká mateřská škola, která vaří svačiny pro děti a obědy pro děti i dospělé.

Z výsledovky: 2 mil. Kč celkové mzdové náklady, 1 mil. Kč celkové režijní náklady

Z evidence stravného: 10000 obědů pro dospělé, 90000 obědů pro děti, 180000 svačin a přesnídávek pro děti

Finanční norma: 28 Kč oběd pro dospělé, 14 Kč oběd pro děti, 7 Kč svačina nebo přesnídávka pro děti

Co je zde nového? Přibyly nám svačiny. Úplně jiný produkt za výrazně nižší cenu. I zde zkusme použít dvě mezní metody z předchozích příkladů:

1) Rozdíl v náročnosti zanedbáme – budeme počítat každou porci jako jeden kus bez ohledu na náročnost přípravy a distribuce. Při této metodě ale bude již dost složité (téměř nemožné) před kontrolním orgánem obhájit, že z hlediska náročnosti přípravy děláme rovnítko mezi obědem dospělého strávníka a svačinou pro dítě v mateřské škole. Celkový počet produktů (porcí) bude 10000 + 90000 + 180000 = 280000 ks.

A mzdové náklady připadající na 1 ks tak budou 2000000 : 280000 = 7,14 Kč.

2) Rozdíl v náročnosti vyjádříme tzv. přepočteným počtem těch menších jídel tak, že počty jídel pronásobíme koeficientem velikost porce (dle množství potravin):

10000 = 10000 x 1 počet dospělých porcí

45000 = 90000 x 0,5 přepočtený počet obědů dětí na dospělé porce (dvě dětské porce počítáme jako jednu dospělou)

45000 = 180000 x 0,25 přepočtený počet svačin dětí na dospělé porce (4 svačiny počítáme jako 1 oběd dospělého strávníka)

————

100000 celkový počet přepočtených porcí

Při této metodě dojdeme ke mzdovým nákladům pro cizího strávníka 2000000 : 100000 = 20,00 Kč stejně jako v příkladu 1.

Obě tyto metody dávají výsledky, které se liší o téměř 13 Kč. Je zcela zjevné, že metodu 1 nemůžeme v praxi použít. Ale i metoda 2 je zatížena chybou, jak jsme si vysvětlili v předchozím příkladu. Proto se v praxi využívá metoda 3, která je mezi metodou 1 a 2, zpravidla blíže k metodě 2:

3) Rozdíl v náročnosti vyjádříme tzv. přepočteným počtem těch menších jídel tak, že koeficient metody 2 mírně navýšíme směrem k metodě 1:

10000 = 10000 x 1 počet dospělých porcí

63000 = 90000 x 0,7 přepočtený počet obědů dětí na dospělé porce (cca 1,4 dětské porce počítáme jako jednu dospělou)

72000 = 180000 x 0,4 přepočtený počet svačin dětí na dospělé porce (2,5 svačiny počítáme jako 1 oběd dospělého strávníka)

————

145000 celkový počet přepočtených porcí

Při této metodě dojdeme ke mzdovým nákladům pro cizího strávníka 2000000 : 145000 = 13,79 Kč.

Zde ale máme novou potíž. Jak vysvětlíme kontrolnímu orgánu, že jsme v metodě použili koeficient 0,7 pro obědy dětí a 0,4 pro svačiny? Proč jsme nepoužili trochu jiné koeficienty? Zjevně bychom dostali trochu jiný výsledek! V praxi je zcela běžné, že některé MŠ počítají 2 svačiny jako jeden oběd (koeficient 0,5), jiné 3 svačiny (koeficient 0,33), nebo i 5 svačin (koeficient 0,2). Co je správně?

Správné (ve smyslu přesné) nebude v praxi žádné z těchto čísel. Jde přece o odhad. Důležitější je, zda jsou ty koeficienty použité v kalkulaci obhajitelné před kontrolním orgánem. Pro každý vámi zvolený koeficient byste měli mít pro kontrolní orgán připravené rozumně věrohodné, nejlépe písemné, vysvětlení.

Např. si můžete sami na jídelně udělat kontrolní měření (nebo alespoň písemnou úvahu), jak dlouho trvá vyrobit a vydat svačiny a jak dlouho trvá vyrobit a vydat oběd dospělého strávníka. Je velký rozdíl, pokud jídelna řeší svačiny nákupem hotových výrobků (např. jogurtů, tyčinek, atd.), anebo když jídelna svačiny připravuje ze základních surovin (sama si vyrábí jogurty, pomazánky, kompoty, atd.).

Nebo přiznáte, že jste zvolili koeficient odhadem, případně že jste si ho ověřili na základě běžné praxe na jiných jídelnách ev. i v restauracích – např. restaurace poměrně často prodávají poloviční porce za 70 % plné ceny – tedy náročnost výroby a distribuce dětské porce běžně odhadují s koeficientem 0,7.

Závěr

Jestliže se nechcete s kontrolním orgánem o správnosti kalkulace dohadovat, pak lze zejména ve složitějších případech využít SW Kačka. Ten vám kromě vlastní kalkulace připraví i „neprůstřelné“ odborné vysvětlení daného postupu pro kontrolní orgán. Navíc zvládne i složitější kalkulace. Vždyť můžete mít jídelnu, která vaří vše z uvedených příkladů, k tomu ještě snídaně a večeře, část produkce vydává ve své jídelně, část rozváží vlastními auty a pro část si jezdí externí firmy. A ještě může být plátcem DPH. V takových případech někdy bývá vhodné využít i služeb externího poradce.

Ing. Vladimír Bureš – člen výboru Asociace společného stravování