Jak lépe využít dobrých vztahů s dodavateli

Nákup surovin bývá často mylně považován za jednoduchou činnost. Všude je přece plno nabídek, dodavatelé se předhánějí v zásobování a nakoupit těstoviny nebo rýži není nic těžkého. Podívejme se ale na celou problematiku z širšího pohledu vedoucí školní jídelny, která zajišťuje nákup surovin ve velkém. Nebudeme hovořit o správném řízení cen a ekonomické důležitosti efektivního nákupu, ale definujeme si úskalí i výhody, které nákup přináší, a řekneme si několik tipů, jak jim můžeme předejít anebo je naopak využít ve prospěch strávníků, a to bez ohledu na výši našeho obratu.

Nakupuji, když chci a co chci, moje rozhodování neurčuje dodavatel

Dnešní situace na trhu přímo vybízí k tomu, abychom jako zákazníci využili své pozice a požadovali pro sebe to nejvýhodnější. Dodavatelské firmy běžně nabízejí širokou škálu sortimentu, chtějí využít již jednou navázaného kontaktu se zákazníkem a dodávat mu tak od koloniálu přes mléčné a mražené zboží i čerstvou zeleninu a ovoce. Pro kupujícího výhoda jednoho kontaktu, ale ne vždy výhoda kvalitních dodávek veškerého sortimentu, ztráta možnosti srovnání a často i mylný dojem dodavatele, že on je v tomto vztahu tím, kdo klade požadavky.

Definujte kvalitu, která vyhovuje vám! Požadujte vzorky na otestování, není přece možné vybrat dobře např. těstoviny jen podle ceny. Každý šéfkuchař potvrdí, že pokud musí navařit a následně vydávat několik desítek minut, záleží také na tom, jak suroviny odolají v páře, zda se neslepí, neprasknou, nevysuší se apod. Cena není vždy hlavním kritériem, je nutné počítat s případnými ztrátami a ne vždy se suroviny za nejnižší ceny také chovají nejekonomičtěji. Takových příkladů bychom mohli uvést nespočet: ryby s vysokým podílem vody, sýr, který vlastně není sýr apod. Vždy tedy trvejte na možnosti otestování a následně na dodávkách vámi zvoleného typu suroviny, případně konkrétního výrobce, nenechte dodavatele rozhodovat za vás! Takové testování opakujte alespoň jednou ročně.

Porovnávejte pravidelně své dodavatele! Rezervujte si svůj čas a pravidelně porovnávejte kvalitu svých dodavatelů. Zajímejte se o ceny a servis jejich konkurentů. Navštivte jejich provozovnu a sklad, ať vidíte, jak se zaměřují na kvalitu, čistotu, jak se starají o své zaměstnance a v neposlední řadě také, zda se chovají odpovědně k životnímu prostředí a jak řídí své dodavatele.

Nakupte tehdy, když potřebujete, nemusíte si dělat zásoby právě proto, že dodavatel vyprodává sklad nebo jeho obchodní zástupce potřebuje generovat obrat. Využívejte slevových nabídek uváženě a jen ve vlastní prospěch. K čemu by vám byla zásoba bujonu na mnoho měsíců dopředu, když jeho trvanlivost končí již za pár týdnů? Zdá se to být logické, ale praxe je často jiná.

Využijme výhod naplno

Každý zákazník má jiné požadavky a dodavatelé jsou připraveni na ně reagovat, ale ne vždy je nabízejí jako samozřejmost. Zamyslete se nad tím, co by zjednodušilo vaši práci nebo přineslo výhody vašim strávníkům a požadujte to!

Vliv na vaši efektivitu může mít kvalitní logistika. Máte malý sklad? Požadujte častější frekvenci závozů zboží. Dodávky můžete směřovat také na dny, které jsou pro vás vhodnější a samozřejmostí je žádat závoz v hodinu, která vyhovuje vám, nikoliv dodavateli. V praxi můžete tedy závozy zboží rozložit např. na úterý–čtvrtek u trvanlivého zboží a pondělí–středu u zboží s krátkou zárukou. Vzhledem k výdeji obědů můžete také vyloučit závozy mezi 10,30–13 hod., máte přece jinou a důležitější práci – postarat se o vaše strávníky!

Je běžné žádat dodávky zboží s min. 70 % spotřební doby a požadovat kvalitní ovoce a zeleninu. Provádějte alespoň namátkovou kontrolu při příjmu a při neplnění požadavků vraťte zboží zpět. V obchodě byste si také nekoupili zboží, které vám nevyhovuje, proč jej tedy akceptovat při nákupu pro vaši jídelnu?

Velké společnosti disponují profesionálním zázemím kuchařských studií, kde vám rádi předvedou kvalitu surovin, vyškolí vaše šéfkuchaře a seznámí vás s trendy současné gastronomie. Rádi vám také „zapůjčí“ svého šéfkuchaře, který připraví specialitu přímo ve vaší jídelně např. na vánoční besídce. Takovou akci jsou firmy připraveny podpořit i drobnými dárky nebo ochutnávkou zdarma. Neváhejte a žádejte podporu i několikrát ročně, jste vážený zákazník a velké společnosti rády předvedou své novinky a podělí se o své zkušenosti. Vy budete mít zpestření nabídky a malí strávníci milé překvapení.

Proč kontrolovat velké množství faktur. Požadujte od dodavatele fakturaci po měsíci nebo alespoň po dekádě a snižte tak svou administrativu.

Jeden z dalších požadavků na kompletní servis může být také odvoz odpadu a obalového materiálu. Nechte tyto starosti na dodavateli.

I malá školka má možnosti

Setkávám se s dotazy, jak vůbec dosáhnout toho, co je výše napsáno, když jsme jen malá mateřská školka a můj obrat není zajímavý? Odpovídám jednoznačně – každý zákazník je zajímavý! Třeba vás nechce zavážet velký kamion, ale dnes je na trhu mnoho dodavatelů, kteří zavážejí např. i domácnosti a je možné od nich objednávat přes jejich e-shop. Pro takové společnosti disponujete zajímavým obratem a navíc i velkým kapitálem – máte přece spokojené děti a tedy i maminky. Nabídněte dodavateli za podporu vaší akce i možnost vlastní prezentace, získá zde potenciální nové zákazníky. Můžete také vytvořit malou „nákupní koalici“ s jinou školou ve vašem okolí a společně budete velmi silný klient.

O problematice nákupu můžeme hovořit dlouho. Aktuální trendy ukazují, že neexistuje žádné omezení, vše závisí na vaší kreativitě, vašich požadavcích a důslednosti. Nenechte dodavatele přesvědčit vás o něčem jiném.

Mgr. Lucie Kovandová, MBA