Chcete se stát pány svého času?

Požadavky Jídelen.cz mne čas od času přivedou do skutečných jídelen, se všemi jejich problémy, se spotřebním košem, s nedostatkem financí, s personálními potížemi, s HACCP, prostě se vším všudy. Řeším něco v kanceláři s paní vedoucí, v tom zvonek. Přivezli zboží. Vedoucí odbíhá a za chvíli se udýchaná vrací zpátky. Kde jsme to skončili? Pracně navazujeme přerušenou nit hovoru. „Mohla bych odhlásit bráchovi oběd, on je nemocný,“ ozve se ve dveřích a vedoucí hledá tužku a papírek, aby si to poznačila. Vracíme se na chvíli k tématu hovoru. Ale jen na chvíli, protože nám do hovoru vpadne rozzlobený hlas kuchařky: „Paní vedoucí, ten elektrikář říká…“ Není vlastně důležité, co říká, ale to, že vedoucí odbíhá rozhodnout, co s opravou nějakého zařízení, a naše jednání se opět zastavuje. Vedoucí se vrací zpátky a vidím, že neposlouchá moji řeč, protože v duchu přemýšlí, kam založila ten papírek s odhláškou obědu. „Je tu nějaký dealer,“ znovu zní od dveří. Usměvavý mladík již stojí u dveří a omlouvá se, že vyrušuje. „Nemám čas. Co máte? Ale rychle!“ dává mu vedoucí ledovým hlasem šanci. Obchodní zástupce se chápe příležitosti a začíná vodopád nabídek.

Asi to znáte také. Přidělený pracovní čas je krátký, problémů mnoho, a pracovní doba nestačí na to, aby je člověk všechny vyřešil. Domů chodí otrávený, unavený, nestíhá…  Dříve se říkalo „nejsou lidi“, dnes se říká „není čas“.

Možná jste už někdy přemýšleli, jestli by se s tím časem a s jeho využitím nedalo něco dělat. Čas je jedním z podstatných zdrojů našeho života (stejně jako zdraví, štěstí, peníze), ale na rozdíl od těch dalších zdrojů si ho nemůžeme naspořit nebo půjčit. Je absolutně spravedlivý, všichni ho máme každý den k dispozici přesně 24 hod, všichni stejně, chudý, bohatý, pán, nepán. Jsou lidé, kteří ho dokáží využít téměř dokonale a jsou lidé, které čas po celý den vláčí, kteří téměř celých 24 hod promrhají. Myslím, že už to omezené množství času si zaslouží, abychom přemýšleli nad jeho využitím.

Dá se vůbec čas řídit?
To je základní otázka, kterou by si měl každý položit. Jsem-li dopředu přesvědčen, že nedá (a znám takových lidí mnoho), pak nemá smysl, abych uvažoval o lepším využití času. Musím se ale také smířit s tím, že dál nebudu stíhat. Možná si řeknete, že byste rádi pro lepší využití času něco udělali, „ale to víte: pořád tu někdo chodí, děti se stravenkami, rodiče, kuchařky, občas ředitel, a co chvíli nějaký řemeslník, dealeři jsou tu každý den. Vždyť já s tím vlastně nemůžu nic dělat?“
Ano, každá profese má určitou míru času, který si nemůže sama zorganizovat. Někdy se tomu říká povinný čas. Asi nejhůře jsou na tom dělníci u výrobní linky, jejichž povinný čas z velké části organizuje linka, a nejlépe top manažeři, kteří si čas mohou organizovat podle sebe.
Nebudete věřit, ale podle průzkumů mají i ti dělníci u pásu povinného času pouze 75%. Tzn. že čtvrtinu pracovní doby mají ve svých rukou! Vedoucí školní jídelny na tom jistě nebude tak zle, jako dělník u výrobní linky. Určitě bude mít toho povinného času aspoň 50%. Osobně si troufám tvrdit, že ho bude mít ještě více. A to už snad stojí za to, aby o jeho organizaci a naplnění uvažovala.
Touto problematikou se zabývá nauka o hospodaření s časem, o řízení času (time management). Její počátky sahají až někam do pozdního středověku, do prostředí bohatých italských kupců. Pro řízení času bylo vyvinuto mnoho různých metod, často závislých na kulturním prostředí. Některé předpokládají moderní elektronickou techniku, jiným stačí papír a tužka.
Lepších výkonů můžete v zásadě docílit 2 způsoby: vyšší kvalitou práce (zkušená kuchařka určitě uvaří oběd v mnohem kratší době než začínající kuchařka – učnice)  nebo lepší organizací času a práce. Nebo kombinací obojího. Předpokládejme, že pracujete kvalitně: podívejme se tedy na hospodaření s časem. Jak na to?

Časový snímek
Chci-li uvažovat o zlepšení čehokoli, musím začít od současného stavu. Popsat, v čem nevyhovuje, co je špatné. V oblasti řízení času se může použít tzv. časový snímek. Den si rozdělíte na 10-20 minutové úseky a poctivě si budete značit činnosti, které jste v těch úsecích vykonávali. Je to fuška, času vám to zase ještě ubere, ale musíte to pár dní vydržet.
Můžete sledovat jednání se strávníky/rodiči, s dodavateli, s personálem, administrativu, telefonáty apod. Na závěr to sečtete a určitě dojdete k podobným závěrům jako já před léty. V mém pracovním dnu byla pravidelně min. 1 hod zcela neproduktivních činností (a to jsem si na svém využívání času už dost zakládal).

Plánování času
Na základě časového snímku začnete práce cíleně plánovat. Přemýšlejte, co máte dělat, kolik času to zabere, v kterou denní dobu je vhodné to dělat, kdo vás může vyrušit, jak práce šikovně spojit apod. Zkuste se naučit, že každý pracovní den budete končit krátkým (10-20 min) uvažováním, co budete dělat příští den. Můžete tím i pracovní den začít, ale riskujete, že místo plánování se budete muset vrhnout do víru pracovního dne.
Přehled prací musíte vést písemně. Většina metod řízení času se na tomto požadavku shoduje. Lidská paměť je děravá, co nenapíšete, zapomenete. Je celkem jedno, jestli použijete diář, obyčejný notýsek, štoček papírků nebo nějaký počítačový program. Elektronické pomůcky v tomto ale mají výrazně navrch. A vedoucí jídelny je k dispozici má, tak proč je nevyužít.
A ještě něco: Když se na vás valí úkoly, je chybou je začít vykonávat, nesnažte se je co mít co nejdříve za sebou. První je zapisujte a přemýšlejte, kdy a jak je plnit.

Odhad času
Každý úkol, práci, činnost si nejen zapište, ale také přidělte termín splnění nebo odhad času, který na to bude potřeba. I když to bude jen hloupost, udělejte to. Z hlediska psychologického má přidělený termín splnění motivující účinek. Více vás nutí k provedení práce, než když tam termín není.
Odhad času, který práce zabere, bude mít pro vás ještě další přínos. Zapíšete všechny práce, které máte vykonat, sečtete odhadnuté doby, musíte přidat min. 1-2 hod na neočekávané události a ejhle, najednou zjistíte, že jste si naplánovali práci na 11 hod pracovní doby (tak jak se to stalo mně).
Kdyby si v podobném soupisu úkolů mnozí pracovníci sečetli požadované doby, zjistili by, že toho chtějí stihnout příliš mnoho. Možná by některé úkoly odložili nebo by šli domů s poznáním, že pracovali dobře a nestihli to proto, že se to stihnout nedalo.
Postupem času se naučíte lépe odhadovat časovou náročnost úkolů, budete si klást realistické cíle a odcházet z práce budete možná spokojenější.
Podle termínu splnění můžete rozdělit úkoly na naléhavé, které musíte splnit co nejrychleji, a nenaléhavé. Úkolům naléhavým se přes veškeré plánování nikdy nevyhnete, mohou být např. vynuceny vnějšími okolnostmi. Snažte se ale myslet dopředu, neplánujte jen zítřejší den. V létě přemýšlejte, jak a čím budete odhrnovat sníh, v zimě řešte, jak přežije stará chladnička nadcházející léto. Přemýšlíte-li nad pracemi včas, nejste v časové tísni, můžete si úkoly důkladně promyslet a kvalitně je naplánovat. Možná, že tak dokonce omezíte počet naléhavých úkolů, které se naléhavými staly jen proto, že jste na ně neměli čas.

Důležitost úkolu
Mnozí lidé, kteří si již plánování času přivykli, přidělování termínů používají a snaží se odhadovat čas nutný ke splnění. Ale jen velmi málo z nich se zamýšlí nad důležitostí úkolů.
Rozdělte si úkoly na důležité a nedůležité (nebo méně důležité), stanovte si priority. Důležité je to, co podstatným způsobem přispívá k rozvoji vaší osobnosti, také to, co podstatným způsobem ovlivňuje chod vaší jídelny. Zvažujte rovněž, co se stane, když práci neprovedete. Jakákoli prevence patří vždy k důležitým úkolům, protože zamezuje vzniku velkého množství naléhavých prací. Bezpečnost práce, kontrola protipožárního zabezpečení, kvalitní pojistné smlouvy apod. – to vše by mělo patřit k vašim hlavním prioritám, následky jejich zanedbání mohou být tragické. Snažte se myslet dopředu!
Možná jste také někdy slyšeli o Paretově pravidlu. Upraveno pro jídelny by mohlo znít takto: Vyberte si nejdůležitějších 20% pracovních úkolů. Když je splníte, uvidíte, že budete mít hotovou většinu práce.

Delegování
Vedoucí jídelny je vedoucím pracovníkem, moderně bychom řekli manažerem/manažerkou. Obvykle má několik podřízených a může toho využit tak, že úkol deleguje=jeho splněním pověří jiného pracovníka. Nelze delegovat jakýkoli úkol: vedoucí pracovník by neměl delegovat důležité úkoly – ty řeší vždy vedoucí pracovník. Pracovník pověřený splněním úkolu musí mít pro zadaný úkol dispozice, kvalifikaci.
Znám plno jídelen, kde se vedoucí nezabývá příjmem zboží, nehandrkuje se o zapomenuté stravenky, neřeší stoly polité polévkou. Nechává své podřízené tyto problémy samostatně řešit a rozhodovat. Navštívil jsem ale i jídelny, kde vedoucí rozhoduje o každé čtvrtce másla, a školu, kde si ředitel  vyhrazuje právo rozhodnout, kde má jídelna nakoupit toaletní papír na WC.

Kdy je na práci vhodný čas?
Každá práce má vhodný čas, kdy je nejlépe ji vykonat. V pracovní době jsou určité úseky, kdy je vedoucí pracovník často vyrušován. Do těchto časů byste neměli plánovat náročné práce, které vyžadují koncentraci. Člověka také ovlivňují biologické rytmy. Každý má v denním programu čas, kdy má dobrou výkonnost a kdy špatnou. Jistě znáte dělení na sovy a skřivany. Pro člověka sovu bude lépe, když náročné práce nebude dělat po ránu.
Přemýšlejte nad vyrušováním z práce a snažte se ho omezit. Vedoucí pracovník není od toho, aby vstal od své práce, kdykoli má jeho podřízený nějaký problém. Každé vyrušení má za následek ztrátu koncentrace a časovou ztrátu. Literatura uvádí, že časté vyrušování způsobuje časové ztráty kolem 30%.
Když se domlouvám s vedoucími na návštěvě v jejich jídelně, některé z nich dopředu avizují: nejezděte v poledne (budu muset pomoci při výdeji obědů) a nejezděte, když prodávám stravenky, když vybírám stravné.

Řízení času doma
Jsem si jist, že mnoho z vás po prvních odstavcích tento článek odložilo. A ti, kdo se dočetli až sem, si určitě říkají. V práci možná, ale doma?
I doma se podobné postupy dají využít. Cíle a úkoly byste si neměli klást jen v životě pracovním, ale i v životě soukromém. Ve vyspělých společnostech se k tomu řadí ještě cíle a úkoly ve třetí oblasti: v životě spolkovém, komunitním apod. Úkoly v těchto třech oblastech by měly být vyvážené.
Před mnoha lety jsem zažil mé prarodiče, jak se pravidelně po večeři v klidu domlouvali, co budou dělat zítra, co příští týden, na které pole či louku půjdou pracovat, co k tomu budou potřebovat. I to byl time management.

Promarněný čas se nedá nahradit. Zkuste tedy použít některé z uvedených metod. Používají je lidé, kteří toho hodně stihnou. Třeba se k nim přiřadíte časem i vy. Nebuďte ale otrokem řízení času. Přísně musíte čas plánovat zejména tehdy, když je práce mnoho. V obdobích volnějších můžete svůj časový plán povolit.

Věřím, že se čas, který jste věnovali čtení tohoto článku, se vám brzy vrátí.

Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz