Jak může vedoucí získat více času?

Většina vedoucích školních jídelen by si pravděpodobně přála jediné – aby měl den alespoň o dvě hodiny více. K běžnému provozu dnes přibývá administrativa, komunikace s rodiči, personální starosti i příprava na změny v legislativě. Přesto existují drobnosti, které mohou každý týden ušetřit desítky minut.

Moc úkolů, málo času

Mimo činnosti, které lze předvídat a také naplánovat, se každodenně objeví něco mimořádného a akutního, co nesnese odkladu. Přestože má vedoucí stanovenou pevnou pracovní dobu, v praxi se stává, že často je úkolů tolik, že si je odnáší domů. To má za následek její psychické vypětí a časovou zatíženost na úkor vlastních fyzických a psychických sil a nezbývá tolik času na soukromý život.

V tomto článku chci uvést několik příkladů, jak např. může vedoucí ovlivnit svůj čas, jak naplánovat svou práci, aby množství úkolů, které odnáší domů, bylo minimální nebo téměř žádné. Protože je každý provoz jiný, nebudou všechna nabídnutá řešení použitelná všude. Velký vliv má samotná osobnost vedoucí a její schopnost asertivity (např. umět odmítnout druhé).

Stanovení priorit a delegování

Za nejdůležitější považuji stanovení priorit. V množství úkolů se nacházejí úkoly, které jsou naléhavé (tlačí nás termín) nebo důležité (splnění cílů). Některé jsou naopak důležité, ale jejich splnění nespěchá. Jsou i takové, které se časem vyřeší samy. Podle priority je sepíšeme a seřadíme. Pak postupně plníme a odškrtáváme ze seznamu. Výhodou tohoto je, že pokud nás někdo vyruší, jsme schopni se vrátit k tomu, co jsme původně chtěli dělat, nemusíme přemýšlet, a tím, že postupně odškrtáváme, nemáme pocit, že jsme nic neudělali.

Protože určitě není v silách vedoucí školní jídelny udělat veškerou práci sama, je důležité naučit se delegovat některé činnosti podřízeným. Tímto jednak přeneseme částečnou odpovědnost i na ostatní spolupracovníky, a také získáme prostor pro to, co je opravdu důležité. Pověřit své spolupracovníky můžeme např. vedením evidence odpadu, vytvářením jídelních lístků, plánováním nákupu potřebných surovin, vytvářením výdejek, zadáváním plateb za stravování, tvorbou vydaných faktur.

Využívání moderních technologií

Dnešní doba je doba technologií. Naučme se tedy co nejvíce využívat moderních technik a programového vybavení. Určitě je jednodušší vést skladovou evidenci v počítači. Méně chyb uděláme také v různých přehledech, součtech apod. Pokud máme problém s tím, že neovládáme všechny funkce programu (např. předchozí vedoucí nás jen okrajově naučila to nejdůležitější), požádejme dodávající firmu o proškolení a seznámení s programem.

Díky tomu využijeme spoustu funkcí, které program umí a nemusíme něco podobného složitě vytvářet. Samy pak věnujme určitý čas k probádání různých tiskových výstupů, abychom ze zadaných údajů vytěžily maximum informací. Osobně marně očekávám vedení skladové evidence pomocí čtečky čárových kódů.

Jak si ještě zjednodušit práci

Vytvořme si a využívejme různé checklisty, tedy karty s návodem, jak určitou práci udělat. Ve své praxi se setkáváme s velkým množstvím úkolů, které se dělají např. jen 1x za rok nebo jinak dlouhé období. Nemáme v nich dostatečnou rutinu a marně vzpomínáme, co je vlastně nutno udělat. Taková karta se seznamem činností nám dá jasný přehled o tom, co je nutno udělat a na nic nezapomeneme. Dobře využitelné jsou např. při zadávání nového strávníka, při měsíční závěrce, roční závěrce, inventuře nebo na konci školního roku při ukončení stravování nebo při přechodu na další školní rok.

Komunikace s obchodními zástupci, rodiči, strávníky

Velkým problémem jsou schůzky s obchodními zástupci. Nelze si jednoduše stanovit, že takové návštěvy přijímáme např. pouze v pondělí od 9.00 do 11.00 h. Domluvíme se s každým obchodním zástupcem. 1x za měsíc či za 14 dní, a pokud nechodí pravidelně v určitý den, naplánujeme si čas, kdy setkání proběhne. Na začátku měsíce nebo v období, kdy např. musíme udělat inventuru, se nebojíme „nezvanou návštěvu“ odmítnout. Využívejme také objednávání přes telefon, e-mail nebo e-shop a s obchodním zástupcem se domluvíme, že nám např. přijde 1x za čtvrt roku ukázat, co je nového, zeptat se na spokojenost apod.

Pro komunikaci s rodiči a strávníky si vyhraďme čas nebo schůzky domlouvejme s časovým předstihem na konkrétní čas a datum. V případě, že přijde rodič řešit něco mimo vyhrazený čas, upozorněme ho na to, že je vhodnější si termín předem domluvit, ale pokud je to něco naléhavého, vyslechněme ho, zajistěme, aby se eliminoval vzniklý problém a upřednostněme jeho vyřízení. V případě, že věc, kterou rodič přišel řešit, snese odklad, domluvme si datum schůzky.

Redakční doporučení: 5 drobných změn, které mohou ušetřit čas už tento týden

• Sepište si všechny opakující se úkoly do checklistů.
• Vyhraďte si čas na e-maily jen dvakrát denně.
• Naplánujte jeden blok práce bez telefonů.
• Připravte si šablony nejčastějších odpovědí rodičům.
• Jednou týdně ukliďte pracovní plochu i složky v počítači.

Vedoucí školní jídelny nikdy nebude mít úplně prázdný pracovní stůl. Cílem není stihnout všechno, ale věnovat svůj čas tomu, co má skutečně největší význam. I několik drobných změn v organizaci práce může během týdne ušetřit hodinu nebo dvě. A právě tenhle čas bývá často nejcennější.