Hospodaříte dobře s časem?

Pro profesi vedoucí školní jídelny je typické množství drobných úkolů, krátkých jednání s lidmi, návštěvníky a zákazníky.Telefonáty rodičů, obchodních zástupců, krátké konzultace s kuchařkami, tu zavolá účetní, tu ředitel, mezitím se do kanceláře tlačí neodbytný dealer, opravář, revizní pracovník, taková je realita pracovního dne vedoucí jídelny. Je třeba umět se s těmito problémy vypořádat. Někde to vedoucí jídelen zvládají velmi dobře, jinde hůře.

Dá se vůbec čas řídit?

To, že se vedoucí jídelny nedostává času na plnění všech povinností, je běžné a netýká se to jen jí. Otázkou však je, zda se s tím dá něco dělat, nebo zda se čas dá řídit. Když je člověk předem přesvědčený, že nedá, potom nemá smysl, aby uvažoval o lepším využití času. Musí se ale také smířit s tím, že dál nebude stíhat plnit svoje povinnosti.

Jak lépe využít čas

Lepšího využití času je možné docílit v zásadě 2 způsoby: vyšší kvalitou práce (zkušená kuchařka určitě uvaří oběd v kratší době než začínající kuchařka) anebo lepší organizací práce, lepším uspořádáním povinností, případně kombinací obou metod.

Příklad:
Do školních jídelen nastupují nové a mále zkušené vedoucí, někdy i méně kvalifikované, zkušené kuchařky odcházejí do důchodu a nové kvalitní kuchařky je těžké najít, kvalitní pracovníci odcházejí za lepší prací jinam. To vše může být mimo jiné příčinou toho, že ve školních jídelnách je tolik stížností na nedostatek času.

Metod, jak řídit čas, je množství

Existuje množství způsobů, jak řídit čas, jak ho lépe využívat. Některé jsou skoro vědecké, jiné lidové, některé jsou náročné, jiné snadné. Některé vedou k vynikajícím výsledkům, jinými se postupuje po malých krocích. Podívejme se společně na některé způsoby, které může uplatit každý, i vedoucí školní jídelny.

Dělejte přednostně důležité věci

Věnujte se jen důležitým úkolům. Důležité je to, co podstatným způsobem přispívá k rozvoji vaší osobnosti, i to, co podstatným způsobem ovlivňuje chod vaší jídelny a zabezpečuje jí budoucnost. Při hodnocení důležitosti zvažujte také, co se stane, když práci nevykonáte.

Příklad:

Mezi důležité úkoly vedoucí každé jídelny patří:
• Plánování: Je to vždy důležitý úkol každé vedoucí, protože zamezuje vzniku kolizí různých prací.
• Jakákoliv prevence: Bezpečnost práce, kontrola protipožárního zabezpečení, kvalitní pojistné smlouvy. To všechno by mělo patřit k vašim hlavním prioritám, následky jejich zanedbání mohou být tragické.
• Sestavení kvalitního jídelního lístku: Jídelní lístek významným způsobem ovlivňuje práci kuchařek i zdraví strávníků.
• Dodržování hygienických pravidel (HACCP): Zabezpečuje se tím bezpečnost a zdravotní nezávadnost pokrmu.

Zloději času – drobnosti, které vás okrádají o množství času

Mnohé metody řízení času upozorňují na tzv. zloděje času. Jsou to drobné činnosti, které nejsou důležité, nikdy nepřispívají k rozvoji osoby ani celé organizace nebo firmy, často nejsou ani naléhavé, a přesto je lidé rádi a s oblibou vykonávají.

Příklad:
Zloději času jsou jednak různé rituály – vaření ranní kávy, vykládání s kuchařkami, ale také například soukromé telefonní hovory a surfování po internetu. Mezi zloděje času je možné zařadit i různá náhlá vyrušení způsobená cizími osobami.

Jsou to drobnosti, které vás okrádají o čas, často o krátké časové úseky, ale v součtu za pracovní den tak přijdete o nezanedbatelnou dobu. Snažte se tyto zloděje eliminovat.

Respektování výkonné křivky

Výzkumy ukazují, že tzv. biologické rytmy nás silně ovlivňují. Někteří lidé ráno lehce vstávají (skřivánek), jiní potřebují vstávat později (sova). Uvědomte si svůj biorytmus a pokuste se si činnost upravit podle něho. Vedoucí jídelny typu skřivánek to má samozřejmě lehčí.

Křivka výkonnosti každého člověka je přibližně stejná a má dvě špičky, jednu do oběda a jednu večer. Zkuste vypozorovat, jak je to u vás, a snažte se důležité práce, které vyžadují úplné soustředění, soustřeďovat právě do těchto časů.

Vyrušování znamená ztrátu až 30 % času

V pracovní době jsou určité úseky, kdy je vedoucí pracovník často vyrušovaný. Do těchto časů byste neměli plánovat náročné práce, které vyžadují koncentraci. Snažte se vyrušování z práce omezit: vedoucí pracovník není povinný vstát od svojí práce, kdykoliv má jeho podřízený nějaký problém. Každé vyrušení má za následek ztrátu koncentrace a časovou ztrátu. Literatura uvádí, že časté vyrušování způsobuje časové ztráty až okolo 30 %.

Příklad:
Vedoucí školní jídelny je velmi často vyrušovaná odhlašováním a přihlašováním strávníků a řešením zapomenutých stravenek nebo čipů. Ředitel školy ve snaze poskytnout maximální komfort strávníkům jim umožňuje, aby s tímto problémem mohli za vedoucí školní jídelny přijít kdykoliv anebo v průběhu co nejdelší doby. Když je však vedoucí systematicky vyrušovaná, je nemožné od ní očekávat vysoký výkon a efektivní plnění úkolů v průběhu dne.

Jak omezit vyrušování?

• Naučte se říkat NE. Váš čas je stejně cenný jako čas jiných, máte právo odmítnout žádost a nést za to následky. Pokud řeknete ne, odmítáte žádost a ne člověka.
• Nebuďte otroky svých podřízených a nevěnujte se jim, kdykoliv přijdou. Hlavní kuchařka je samostatně uvažující zodpovědná osoba, která si s řadou drobných problémů musí umět poradit.
• Zvažte, zda přijmete neohlášenou návštěvu.

Příklad:
Když domlouvám s vedoucími návštěvu v jejich jídelně, některé z nich dopředu avizují: Nejezděte v poledne (budu pomáhat při výdeji), nejezděte, když prodávám stravenky, když vybírám stravné. Jiným je naopak jedno, kdy přijdu, dokonce se nemusím ani ohlašovat. V průběhu takového setkání jsme však často vyrušováni a vedoucí odbíhá řešit drobné problémy.

Delegování úkolů na podřízené

Vedoucí pracovník a tedy i vedoucí školní jídelny má vždy několik podřízených a při řízení času toho může využít tak, že určitý úkol deleguje, že jeho splněním pověří jiného pracovníka. Není však možné delegovat jakýkoliv úkol. Vedoucí pracovník by neměl delegovat důležité úkoly – ty musí řešit sám. Není možné delegovat úkol pracovníkovi, který pro něho nemá dispozice nebo kvalifikaci. Při delegování je nutné dbát i na to, aby pracovník, na kterého úkol přechází, nebyl přetížený, aby se problém s nedostatkem času jen nepřesunul na jiného člověka.

Příklad:
Znám jídelny, kde se vedoucí nezaobírá přebíráním zboží, nehandrkuje se o zapomenuté stravenky, neřeší stoly polité polévkou. Nechává své podřízené tyto problémy samostatně řešit a rozhodovat. Navštívil jsem ale i jídelny, kde vedoucí rozhoduje o použité každé čtvrtky másla, a školu, kde si ředitel vyhrazuje právo rozhodnout, jestli jídelna může nakoupit toaletní papír na WC, kde a za jakou cenu.

Odkládání úkolů

Odkládání úkolů je jedním z velkých problémů hospodaření s časem. Je dobré znát důvody, proč úkoly odkládáme. Může to být strach z neúspěchu, obavy z možných důsledků činu, nedostatek motivace, nejistota, jako se do úkolu pustit nebo perfekcionizmus. Snažte se zjistit tento důvod a uvažujte, jak ho odstranit.

Každý úkol má mít termín dokončení

Je ověřené, že termín pracovníka motivuje a mobilizuje, zvyšuje jeho snahu, aby byla práce vykonaná. Absence termínu je často i důvodem k tomu, že se úkol neplní. Stanovit přiměřené množství času na splnění úkolu a realistický termín je umění, kterému se každý musí dlouho učit.

Jak nakládat s nerealistickými termíny

Takový termín je nejvhodnější odmítnout při přebírání úkolu. Pokud odmítnete později, bude to vypadat, že na práci nestačíte. Neodmítejte však bez vysvětlení a předložte vlastní časový sled plnění úkolů, z kterého vyplyne nereálnost termínu. Nesnažte se jen odmítat, vystupujte pozitivně a zkuste navrhnout jiný plán s dodatečnými zdroji, aby bylo možné termín dodržet. Anebo přemýšlejte, jestli nějaké jiné úkoly je možné odložit.

Taktické také je se zeptat, jestli tato práce má přednost před ostatními úkoly, a donutit tak nadřízeného, aby sám odsunul jiné úkoly. Někdy se však navzdory veškeré snaze takový úkol nepodaří přepracovat nebo posunout, je třeba všechno ostatní odložit, zrevidovat zdroje, zabezpečit si pomoc ostatních, rozdělit úkol na části a tvrdě pracovat.

Promarněný čas se nedá nahradit. K jeho lepšímu využití zkuste použít některé metod, uvedených v tomto článku. Věřím, že vás nezklamou.

Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz