Jak řešit neočekávané škody v jídelně?

Škody na majetku a situace, kdy k nim může dojít

Pojem škoda je v obecné rovině definován jako určitá ztráta, poškození nebo znehodnocení věci bez ohledu na to, z jakých příčin k ní došlo.

Definici škody z účetního pohledu nalezneme v prováděcí vyhlášce zákona o účetnictví č. 410/2009 Sb. v § 33. Škodou se pro účely obsahového vymezení této položky rozumí fyzické znehodnocení, tzn. neodstranitelné poškození nebo zničení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku a zásob, a to z objektivních i subjektivních příčin. Opravitelné poškození tedy není z pohledu účetnictví škodou.

V provozu školní jídelny se vyskytnou situace, kdy může ke škodám dojít. Jedná se např. o zkažení potravin v důsledku výpadku elektřiny a tím nefungování lednice či mrazáku, prasklé vodovodní potrubí, jehož následkem může dojít k zatopení skladu potravin. Mohou se objevit i nežádoucí škůdci, jako např. myši, moli. V neposlední řadě se může stát, že z mimořádných hygienických opatření v rámci opatření nařízeného vládou dojde k uzavření provozu na dobu nezbytně nutnou – do odvolání. Tím samozřejmě může dojít k tomu, že u potravin s kratší dobou spotřeby projde jejich lhůta.

Jak se s touto situací vypořádat, vám nastíní tento článek.

Poškození a likvidace potravin

V případě, kdy dojde k nějakému poškození potravin, by vedoucí (zpravidla má přístup a hmotnou zodpovědnost, což je dáno vnitřními předpisy organizace) měla udělat soupis toho, co se stalo, vypsat jednotlivé položky, vč. množství a hodnoty v Kč, tzv. vyčíslit škodu. Pokud je to účelné, pořídit např. i fotodokumentaci toho, co se stalo.

V případě, že je organizace pojištěna, oznámí tuto skutečnost příslušné pojišťovně, která zašle veškeré podklady k tomu, jaké dokumenty bude třeba dodat k následnému pojistnému plnění. Zde je nutno upozornit, že ne všechny situace jsou pojištěny, velmi záleží na tom, co je v pojistné smlouvě dohodnuto a na jaká rizika se smlouva vztahuje. Také výše pojistného plnění je limitována a samozřejmě je často sjednaná spoluúčast pojistníka.

Likvidační protokol a likvidační komise

Dalším krokem je provedení samotné likvidace poškozených potravin. Vyhotoví se likvidační protokol, jehož návrh podává vedoucí stravování nebo ředitel, záleží na velikosti organizace a poté schvaluje likvidační komise. Bude zde uveden důvod likvidace, způsob, čas a místo jejího provedení. Pověřený pracovník potom provede likvidaci vhodným způsobem (odvoz odpadu firmou, zpracování v kompostéru). Měla by být sestavena likvidační (škodní) komise, která tento protokol odsouhlasí. Zde je nutné vycházet z pravidel hospodaření organizace nastavených zřizovatelem, kde je určeno, zda komisi tvoří sama organizace nebo jsou v ní zastoupeny osoby zřizovatele. Zřizovatel může požadovat, že o likvidaci poškozeného majetku rozhodne sám.

Likvidační protokol (záznam o likvidaci) potom slouží jako účetní doklad k zachycení této skutečnosti v účetnictví. Poškozené potraviny budou zaúčtovány na účet 547 – Manka a škody. Bude se tedy jednat o provozní náklad na vrub organizace. Likvidace potravin také v žádném případě neovlivní finanční bilanci stravování. Došlo by tímto k poškození strávníků, kdy by z jejich peněz byly hrazeny potraviny, které by nebyly jimi spotřebovány. Výdejka, která bude vyhotovena, aby byly potraviny vyřazeny z evidence, nebude zahrnuta ani do spotřebního koše ani do finanční bilance. Kvůli správnému nastavení je vhodné kontaktovat dodavatele softwaru pro vedení skladové evidence.
U plátce DPH nedochází k žádnému dodanění, protože se nejedná o dodání zboží. Neovlivní ani uplatněnou daň na vstupu. Nezbytné je prokazatelně doložit skutečnou likvidaci.

Poškození hmotného majetku

Dosud jsme se zabývali případy, kdy došlo ke škodám na zásobách potravin. Trošku rozdílná situace nastane, dojde-li k poškození hmotného majetku. Příčinou může být živelná pohroma (záplava, požár, povodeň, vichřice, krupobití, tíha sněhu, sesuv půdy, blesk), poškození vodovodního potrubí, zpětné vystoupení vody z kanalizace, ale také třeba zatečení při opravách na budově (rozdělaná střecha, odstraněná izolace).
V takovém případu je nutno zjistit, zda je škoda opravitelná nebo neopravitelná. V případě, že lze opravit, účtuje se jako oprava (účet 511), nikoliv jako škoda. O všech opravách je dobré vést záznamy na kartě majetku.

Řešení škod prostřednictvím pojišťovny

• Připadá v úvahu, pokud je uzavřená pojistná smlouva.
• I když je uzavřená pojistná smlouva, je nutné posoudit, zda nastalá skutečnost je předmětem pojištění. Doplňující pojistné podmínky mohou často ovlivnit postoj pojišťovny k pojistnému plnění.
• Při uzavírání smlouvy je nutné co nejlépe vyhodnotit, jaké události mohou nastat, jaká je pravděpodobnost, že nastanou, dále jaká je cena pojištění za tyto skutečnosti a jak je pro nás důležité. Mít na paměti, že čím větší riziko převezme pojišťovna, tím lépe si to nechá zaplatit.
• Při uzavírání pojistné smlouvy je vhodná spolupráce s pojišťovacím makléřem. Ten by měl najít a nabídnout pro klienta nejvhodnější podmínky podle definovaných požadavků. Je vhodné s ním spolupracovat také v případě vzniku pojistné události. Většinou poskytne radu a pomoc, jak postupovat, aby pojišťovna škodu uznala.
• Je nutné brát na zřetel, že nemusí být uznáno odškodnění v plném rozsahu, ale jen částečně a nemusí být vypořádáno do konce kalendářního roku.

Povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance

• Ze zákoníku práce vyplývá, že zaměstnavatel je povinen zajišťovat zaměstnancům takové pracovní podmínky, aby mohli řádně plnit své pracovní úkoly bez ohrožení zdraví a majetku, v případě zjištění závady je povinen učinit opatření k jejich odstranění.
• Zaměstnanec je povinen počínat si tak, aby nedocházelo k majetkové újmě (škodě), nemajetkové újmě a bezdůvodnému obohacení.
• Hrozí-li škoda, je zaměstnanec povinen upozornit nadřízeného vedoucího zaměstnance. Jak pak učiní vedoucí už je na něm. Zaměstnanec by měl ale umět prokázat, že vedoucího upozorňoval. Na zaměstnanci, který vědomě neupozornil nadřízeného vedoucího zaměstnance na škodu hrozící zaměstnavateli nebo nezakročil proti hrozící škodě, ačkoliv by tím bylo zabráněno bezprostřednímu vzniku škody, může zaměstnavatel požadovat, aby se podílel na náhradě škody, která byla zaměstnavateli způsobena, a to v rozsahu přiměřeném okolnostem případu, pokud ji není možné nahradit jinak.
• Je-li k odvrácení škody hrozící zaměstnavateli neodkladně třeba zákroku, je zaměstnanec povinen zakročit. Nemusí tak učinit jen v případě, že mu v tom brání důležitá okolnost nebo by vystavil vážnému ohrožení sebe nebo ostatní zaměstnance, příp. osoby blízké.
• Zaměstnanec má také povinnost nahradit zaměstnavateli škodu, kterou mu způsobil porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Náhrada škody se poměrně omezí, jestliže částečně byla způsobena i porušením povinností ze strany zaměstnavatele. Zaměstnavatel musí prokázat zavinění zaměstnance, s výjimkou schodku na svěřených hodnotách, byla-li sepsána dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty (často pokladní, skladník apod.).
• Zaměstnanec, který má povinnost nahradit škodu podle § 250, je povinen nahradit zaměstnavateli skutečnou škodu, a to v penězích, jestliže neodčiní škodu uvedením v předešlý stav.
• Výše požadované náhrady škody způsobené z nedbalosti nesmí přesáhnout u jednotlivého zaměstnance částku rovnající se čtyřapůlnásobku jeho průměrného měsíčního výdělku před porušením povinnosti, kterým způsobil škodu. Toto omezení neplatí, byla-li škoda způsobena úmyslně, v opilosti, nebo po zneužití jiných návykových látek. Jde-li o škodu způsobenou úmyslně, může zaměstnavatel požadovat, kromě částky uvedené v odstavci 2 i náhradu ušlého zisku.
• Způsobil-li škodu také zaměstnavatel, je zaměstnanec povinen nahradit jen poměrnou část škody podle míry svého zavinění.
• Je-li k náhradě škody společně zavázáno více zaměstnanců, je povinen každý z nich nahradit poměrnou část škody podle míry svého zavinění.
• Při určení výše náhrady škody se přihlédne zejména k okolnostem, které bránily splnění povinnosti, a k významu škody pro zaměstnavatele. Výše náhrady škody však nesmí přesáhnout částku rovnající se trojnásobku průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Zaměstnanec, který má povinnost nahradit škodu vzniklou schodkem na svěřených hodnotách nebo způsobenou ztrátou svěřených věcí, je povinen nahradit tuto škodu v plné výši.

Ing. Halka Žaludová – ředitelka Školní jídelny Ivančice