Jste připraveni na dotace?

V období 2007-2013 mají nové členské země EU přislíbeny mimořádný objem dotací, které je možno použít na různé investiční akce, vybavení organizací i firem, personální rozvoj, vzdělávání pracovníků apod. Rámcovou představu o možnostech různých operačních programů k čerpání fondů si můžete udělat např. na http://www.strukturalni-fondy.cz. Dotace je však možno čerpat nejen z evropských fondů, ale i z jiných zdrojů: např. z tzv. „norských“ fondů, z menších grantů měst, obcí a krajů apod.
Je iluzí si ovšem myslet, že někam napíšete žádost, někdo ji posoudí, schválí a vy dostanete peníze, které na něco použijete. Tak jednoduché to není. Peníze možná dostanete, ale na přesně vymezený a předem popsaný účel. Jejich čerpání budete muset tvrdě doložit. Žádosti o finance musí mít určité náležitosti, musí obsahovat množství přesných a potřebných informací a musí být podány v určitém časovém období.
Projektové financování je zcela novým způsobem financování: nejde o plošné rozdělení peněz. Je to boj o omezené množství dotací, v němž vítězí nejlepší projekty. První zkušenosti s tím již mají slovenské školní jídelny. V roce 2007 mohly podat žádosti o dotaci v rámci projektu MŠMT „Elektronizácia a revitalizácia v ZŠS“ a na jaře 2008 bylo možno podat žádosti znovu.
Na přípravu žádostí obvykle není mnoho času, přitom samozřejmě plníte běžné pracovní povinnosti. Rozhodně nelze postupovat tak, že se dozvíte o možnostech získání nějaké dotace a teprve začnete přemýšlet, co byste za ty peníze mohli pořídit. Zkušení projektoví manažeři říkají, že na přípravě žádosti musíte pracovat již dlouho dopředu, musíte mít projekt připravený „v šuplíku“.

Tipy k přípravě žádostí
Jestliže tedy cítíte, že se blíží nějaká možnost, začněte pracovat na přípravě vlastního projektu.

• Podívejte se kolem sebe, co byste potřebovali vybudovat, zařídit, opravit, získat. Popište písemně současný stav a navrhněte řešení, jak ho změnit.
• Definujte cílový stav, jaké bude mít výhody, přínosy, v čem vám usnadní práci. Opět to písemně popište.
• Seznamte se s vhodnými stroji, zařízeními, pomůckami, které chcete získat. Co nabízí trh? Najděte si informace o akcích, kurzech, které chcete navštívit. Poohlédněte se po firmách, které by váš stavební plán mohly realizovat. Seznamte se s cenami.
• Sestavte si přibližný rozpočet. Uvažujte, kdo to všechno zaplatí. Jste-li z oblasti školství, kultury, můžete čekat, že dotace se budou blížit 100 %. Pracujete-li mimo školství, určitě bude třeba značné spoluúčasti. Zvažte své možnosti – budete na to mít? Nezřídka se stane, že určitý subjekt žádá o dotaci např. ve výši 1 mil. Kč, dostane přiděleno 0,5 mil. a zbytek musí financovat sám. Jak, když jeho zůstatek na účtu se blíží nule?
• Součástí žádosti o dotaci bývá i představení žadatele. Připravte si název firmy/organizace, adresu a všechny běžné identifikační údaje. Připravte si historii subjektu, dosažené výsledky, úspěchy. U školních jídelen např. počty strávníků, tržby, časový vývoj těchto ukazatelů, odhady do budoucna. Máte-li spokojené strávníky, poproste je o reference. Ty bývají někdy velmi důležité.
• Pozor na zpětné financování: Mnoho projektů (zejména v komerční sféře) vám budou financovat zpětně a to i se zpožděním několika měsíců. Musíte tedy mít připraveno kompletní vlastní finanční krytí projektu a teprve zpětně dostanete uhrazenu jejich část. Zkušení tvůrci projektů říkají: Podávejte žádost na to, co byste beztak museli udělat a co byste si sami museli zaplatit. Budete potěšeni, když část nákladů vám někdo zpětně proplatí. Vaše činnost nesmí záviset jen na eurofondech.
• V řadě grantů se vás budou ptát nejen na to, co chcete změnit, ale také na to, jak bude finančně kryt váš provoz po skončení dotování. Řeknou: ano, pomůžeme vám s financování rozjezdu vašeho projektu, ale jeho provoz si pak musíte hradit sami. Budete na to mít? Kde seženete finance? Vyděláte si na ně? Tyto odpovědi si opět připravte. Velkou šanci mívají projekty, které jsou trvale udržitelné, tzn. vlastním provozem si vydělají na další existenci.
• Obvykle bývá příznivě v žádostech hodnocena spolupráce s dalším subjektem. Organizace, které spolu vzájemně delší dobu spolupracují a které se dokázaly domluvit na společném projektu, bývají pro fondy důvěryhodnými partnery.
• Vše pište jako malé slohové cvičení. Žádosti o granty běžně požadují textová vyjádření či odpovědi v rozsahu jeden, dva i tři tisíce znaků. Možná se vám to nezdá mnoho, jenže takových položek tam může být více a obvykle je na jejich přípravu velmi málo času.
• Mnozí poskytovatelé dotací organizují speciální přípravné semináře k vypracování žádostí, kde seznamují žadatele s podrobnostmi projektu. Navštivte je, obětujte na tato školení jeden den. Období 2007-2013 nabízející bohaté možnosti dotací se nebude opakovat!

Projekt v šuplíku
Všechny tyto body zpracujte písemně. Přinejmenším si ujasníte vaše cíle a dostupné prostředky. Deset dvacet stránek vaší přípravy včetně ceníků, kontaktů, rozborů uložte do šuplíku a čekejte, až se objeví vhodná příležitost. Mezitím sledujte stránky http://www.strukturalni-fondy.cz,  ministerstev a krajů, kde se můžete o grantech dozvědět.
Jednoho dne se objeví Výzva k podávání žádostí. Svůj projekt máte vymyšlený a začnete ho jen formálně a obsahově přizpůsobovat požadavkům výzvy. Před ostatními máte obrovský náskok, protože ti teprve vymýšlejí, co budou dělat. Když bude žádost připravovat váš nadřízený, jistě po vás bude chtít podklady. A pak vám připravené materiály přijdou vhod.
Může se také stát, že se o výzvě dozvíte pozdě, že na zpracování žádosti bude velmi málo času. Pak teprve oceníte projekt, připravený v šuplíku.
Připravte se na množství administrativy, nejen při podávání žádosti, ale i po přidělení dotace, a na tvrdé kontroly. Možná budete muset psát průběžně tzv. monitorovací zprávy, jak pokračujete s realizací projektu a zprávy závěrečné. Řídicí orgány vám je všechny musí schválit. Když neschválí, můžete o část dotace přijít. Naši úředníci se velmi striktně drží požadavků Evropské unie, někdy více než by museli.

Uvedl jsem zde některé praktické zkušenosti. Nelze říci, že přesně všechny tyto body se právě ve vaší žádosti vyskytnou, protože různé granty mají různé požadavky. Když se ale takto připravíte, určitě se vám to vyplatí.

Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz