K čemu je znalost účetnictví

V prvních měsících tohoto roku jsem měl možnost navštívit celkem mnoho školních jídelen. V několika z nich mne zaujalo, jaké přísné požadavky na vedení účetních dokladů si kladou jejich účetní, vedení škol nebo nadřízené orgány. Tedy slovo „přísné“ snad přesně ty požadavky nevystihuje. Možná by bylo lepší slovo nesmyslné.

Proč to tak děláte?
Přijel jsem do jídelny a vedoucí mi ukazovala, jak kontroluje uzávěrku: „Toto musí pasovat s tímto a toto účetní napasuje na toto“. Unikal mi smysl jejího „napasování“, ale nedokázala mi říci proč, proč to tak dělá.
V malé speciální mateřské škole jsem pozoroval hospodářku, jak dodržuje nějaký složitý účetní postup. Když jsem se ptal, proč to dělá tak komplikovaně, odpověděla mi, že je tam teprve krátce a že neví, proč se to tak dělá. Její předchůdkyně jí ale kladla na srdce, že se to tak musí…
Ještě před pár lety jsem sledoval předvánoční kejkle s nulováním finančního limitu, aby se dostal pod určitou malou haléřovou částku. Vedoucí seděla u PC a do poslední předvánoční výdejky odvažovala mouku doslova po gramech, jen aby dosáhla kýžené částky.

Co dělají na radnicích?
V jednom větším městě se po jídelnách požaduje, aby přepisovaly čísla skladových kart z programu na původní dodací listy od dodavatelů. Nikdo neví proč a všichni bez odmluvy přepisují a přepisují. V jedné jídelně změnili počítačový program, číslo karty se prodloužilo ze 4 na 6 míst a vedoucí vyjednávala s účetní, aby ji této povinnosti zbavili (s ohledem na délku čísla). Po dlouhém rozhovoru účetní dovolila, že se mohou přepisovat jen poslední čtyřčíslí. A vůbec jí nevadilo, že různé skupiny potravin mají poslední čtyřčíslí stejné.
Malý městský úřad, který zřizuje 3 školy a školky, po dlouhá léta vyžadoval, aby jídelny měsíčně dodávaly podrobný soupis, kolik kg hladké, polohrubé a hrubé mouky spotřebovaly, také kolik brambor, másla, hovězího zadního, rýže… zkrátka spotřebu v kusech či kg na všech kartách v jídelně. Pravděpodobně nějaký pečlivý úředník to pak z nedostatku jiné činnosti kontroloval.
V obou případech se vedoucí jídelen domnívaly, že jde o nějaký účetní předpis.

Vystavit doklad?
V diskusi portálu Jídelny.cz padlo několik dotazů, zda se musí žákovi kupujícímu stravenky, vydat doklad. V některých jídelnách to nedělají, jinde ano, někde na požádání, jinde to považují za naprosto nutné s argumentem, že jinak jde o porušení zákona! Dokonce když dítě kupuje i pro sourozence, tak se vážně diskutovalo, zda je nutné platbu rozepsat na dva doklady.
Vrcholem všeho byl případ, kdy sama ředitelka ZŠ volala do redakce portálu, abychom jí poradili. Kontrola ČŠI vedoucí ŠJ nutí, aby ručně (jídelna nemá pokladnu či program v PC) vypsali příjmový doklad na každou platbu s uvedením jména a příjmení žáka. ČŠI se odkazuje na par. zákona o účetnictví: Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Je správnější, průkaznější, srozumitelnější a přehlednější vystavit několik set dokladů nebo zaúčtovat denní tržbu jednou částkou?
Společné rysy všech těchto případů jsou stejné. Ze strany jídelen neochota se bránit, ze strany účetních a nadřízených neschopnost doložit podle jakého předpisu se tak činí a z obou stran neznalost základních principů účetní evidence.

Smutný případ na závěr
Před několika lety účetní střední školy oznámila dosluhující paní vedoucí, že ve výkazech za poslední roky jí nesedí větší částka (myslím, že šlo o částku kolem 10 tisíc), že pravděpodobně jde o nesrovnalosti v pokladně jídelny. Účetní to nebyla schopna pořádně doložit, stará paní vedoucí se nebyla schopna bránit a tak těsně před odchodem do důchodu rozdíl zaplatila ze svého. Když jsme nedávno tento případ vzpomněli při jednání na KÚ, úředníci mi řekli, že tam tehdy patrně o žádnou nesrovnalost nešlo. Účetní si prostě jen myslela, že objevila chybu, a vedoucí to prostě uhradila.

Je potřeba školení?
Když se v těchto situacích v jídelně ptám, zda byli na nějakém účetním školení, obvykle zní odpověď, že ne. Nebo taky proč, je to zbytečné, to je pro firmy, to je pro účetní, já jsem jen vedoucí jídelny, apod. Ty úvahy nejsou zcela správné. Vedoucí jídelny sice není účetní, ale hospodaří s velkým majetkem v řádu miliónů Kč. A tento majetek se jí neustále pod rukama mění – platby stravného, nákup potravin, výdejky. Vedoucí jídelny se v tomto zdánlivém chaosu musí vyznat a musí umět poznat, zda má vše v pořádku a nebo ne. Nejlépe každý den, nebo alespoň vždy na konci měsíce po uzávěrce.
Ty vedoucí a ředitelky školních jídelen, které si dnes nejsou zcela jisté naprostou správností uzávěrkových čísel, a přesto chtějí klidně spát, mají nyní jedinečnou příležitost navštívit odpolední seminář na Krajských konferencích Jídelny.cz, kde se během dvou hodin naučí, jak si rychle a jednoduše zkontrolovat svoji měsíční uzávěrku. Seminář je veden velmi praktickým postupem tak, aby každá vedoucí mohla naučený postup na své jídelně při nejbližší uzávěrce sama uplatnit.

7. dubna 2008 proběhl seminář v Českých Budějovicích. Zde Vám přinášíme několik bezprostředních ohlasů Vašich kolegyň, které se seminářů zúčastnily:
– Srozumitelné, věcné, jasné
– Dělám vedoucí jídelny 18 let, ale až dnes jsem pochopila opravdu všechny souvislosti mezi čísly, které každý měsíc uvádím na měsíčním hlášení
– Opravdu dobrý seminář. Netušila jsem, že na kontrolu všech podstatných věcí mi opravdu stačí 10 minut času
– Dobře vysvětleno, doporučila bych to hlavně účetním školy
– Líbil se mi praktický výklad na konkrétních příkladech. Myslím, že to zvládnu, nic na tom není. Jenom škoda, že nás to někdo nenaučil už dávno. Ušetřila bych si spoustu starostí.
– Výklad byl srozumitelný, poučil
– Školení proběhlo plynule, přehledně, názorně – tabulka bude přínosem na kontrolu v ŠJ. Důležité jsou vazby jednotlivých položek.

Odpolední seminář na Krajských konferencích portálu Jídelny.cz má omezenou kapacitu. Přihlásit se můžete zde.

Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz