Kontrola uzávěrky školní jídelny

Každá vedoucí jídelny potřebuje mít jistotu, že správně vykázala hospodaření s potravinami a stravným, že má správný zůstatek peněz v pokladně, správnou výši přeplatků strávníků i správný zůstatek finanční bilance. Tyto i další údaje spolu vzájemně souvisí – rychle lze zjistit, zda nedošlo k chybě z nepozornosti, zda jsme nezaúčtovali nějakou příjemku dvakrát, atd. Tímto článkem Vás zveme na seminář pořádaný v rámci Krajských konferencí Jídelny.cz na jaře 2008.

Účastníkům semináře bude podrobně vysvětlen poměrně složitý systém všech forem účetních hodnot v souvislosti s výběrem stravného a úhradou potravin, jejich vzájemné přeměny, systém evidence, který všechny reálné situace na jídelně správně postihne a umožní zkontrolovat. Na praktických příkladech z jídelny bude vysvětlen velmi účinný postup účetní kontroly, která naprostou většinu chyb spolehlivě odhalí.

Proč je takový seminář důležitý?
Při naší servisní činnosti na jídelnách v celé ČR nacházíme mnoho chyb, známe jejich příčiny a umíme jim předcházet. Některé chyby z praxe působí naprosto neuvěřitelně, např.:

• jídelna vykazuje tržbu za stravné a karty společně a nikdo to několik let nepozná, nikomu to nevadí
• jídelna vybrané zálohy od strávníků (přeplatky) zahrne do výnosů a zdaní v dani z příjmů – přijde se na to až za několik let
• účetní má (zdánlivý) rozpor a postupně vyžaduje od stravenkářky úhradu manka ve výši několika desítek tisíc Kč – ta ze strachu tuto úhradu provede ze svého – po několika letech se to napravuje a peníze se složitě vracejí

To jsou samozřejmě ty nejkřiklavější příklady. Existuje však mnoho dalších situací, často zdánlivě zcela nevinných, které ovšem mohou v určitých situacích vyvolat zbytečné potíže. Ty se poměrně často vyskytují v jídelnách, které se řídí těmito zvyklostmi:

• musíme na konci roku vyrovnat přeplatky
• do pokladny školy musíme odvést hotovost přesně ve výši stravného za minulý měsíc
• s odhláškou stravy musíme hned vrátit peníze, nebo je alespoň vzít  z pokladny a dát stranou
• účetní chce vědět, kolik z vybraných peněz je za minulý měsíc a kolik za současný
• účetní chce vědět, kolik z vybraných peněz je za stravné a kolik za karty
• za kartu musíme vždy vybrat peníze v hotovosti
• dokud nepřijdou všechny faktury, nemohu provést uzávěrku měsíce
• od strávníka, který platí z účtu, nemohu vzít peníze v hotovosti
• dvakrát ročně nulujeme finanční bilanci
• v pokladně mi nesmí zůstat drobná záloha na vracení
• nepřipadá v úvahu, že by rodič zaplatil stravné na celý rok dopředu
• peníze vybrané na konci měsíce na další měsíc zapisujeme do pokladny s datem v novém měsíci

Připomíná Vám to něco?
Pokud se v některé z vyjmenovaných situací poznáváte, pak je seminář určen právě Vám. Nemusí to hned znamenat, že je něco špatně. Tyto situace pouze naznačují, že konkrétním omezením chce Vaše jídelna něčeho dosáhnout – lepší kontrolu, vyšší bezpečnost, průkaznost, atd. Potíž je v tom, že žádné z výše uvedených opatření není k dosažení těchto lepších parametrů nutné, zpravidla lepší kontrolu nezajistí, ale často pouze chod jídelny zkomplikuje.

Na semináři Vám ukážeme, jak si jinými, velmi jednoduchými a účinnými postupy sami zkontrolujete, že máte v hospodaření s potravinami a stravným vše v pořádku. Uvedená omezení nejsou vůbec zapotřebí, a přesto můžete po uzávěrce klidně spát – bezpečně víte, že Vám nic podstatného neuniklo. A ten klid je důležitý – vždyť hospodaříte s částkami ve statisících až miliónech Kč ročně.

Seminář je vhodný jak pro vedoucí jídelen, tak pro účetní, které o jídelně účtují a nebo ji kontrolují. Může významně přispět i k nalezení shody mezi požadavky a potřebami vedoucí jídelny a účetní školy. I proto doporučujeme účast na semináři oběma pracovníkům. Počet účastníků semináře je omezen. Proto se včas přihlaste.

Ing. Vladimír Bureš a Pavel Fencl, Veřejná informační služba, spol. s r.o.