Moderní administrativa ve školních jídelnách

Pojem administrativa v názvu tohoto článku jistě v mnohých z nás nevyvolá právě pozitivní emoce. Neznám ve svém okolí mnoho lidí, kteří nezáživné administrativní povinnosti plní s veselou písničkou na rtech. Za termínem administrativa se pro většinu z nás skrývají kolonky hlášení, výkazů, seznamů a protokolů. Pro mnohé představují administrativní povinnosti práci, kterou je z mnoha logických a opodstatněných důvodů nutné udělat, ale která svým způsobem „zdržuje“ od činností, které děláme rádi a s nadšením a které přinášejí jasné a konkrétní výsledky.

Moderní administrativa a počítačový software
Výraz „moderní“ bývá ve slovnících cizích slov vysvětlován českými synonymy pokrokový, novodobý, novátorský. Moderní je přístup, který nelpí na klasických, léta nebo mnoho let používaných postupech, ale nahrazuje je novými, které přinášejí větší užitek (či efektivitu práce).
Bez počítače a odpovídajícího programového vybavení si dnes takový přístup dovedeme představit jen těžko. Počítačový software ve svých ovládacích prvcích a funkcích skrývá konkrétní postupy, jinak prováděné ručně. Velmi důležitá je přitom samozřejmě také osoba samotného uživatele. Při rozsahu činností, se kterými nám informační systém pomáhá, se velmi snadno může stát, že uživatel používá počítačový software pro své potřeby neefektivně a vlastně si tím pouze „přidělává práci“. V denní praxi se všichni velmi často dostáváme do situací, kdy ono moderní a efektivní řešení představuje prosté užití tužky a papíru.

Administrativa ve školní jídelně
Administrativní práce, které probíhají v zařízeních školního stravování, lze teoreticky rozdělit do třech základních skupin.

Povinnost
Povinnosti nám jsou, jak víme, ukládány různými institucemi – od Evropské Unie, přes vládu, ministerstva, zřizovatele až po vlastní, vnitřní předpisy. Povinnosti se mění, a dlužno říci, že v posledních letech velmi dynamicky. Leckdy se mění také charakter organizace samotné (např. vlivem přechodu do režimu plátce DPH či zavedením doplňkové činnosti). Naše administrativní práce tedy prakticky začíná získáním informace o vzniku či změně některé z povinností. Následně se musíme seznámit s obsahem změny (např. se zněním nového či novelizovaného zákona) a poté je třeba obsahu porozumět (tedy v praxi například zjistit, které pasáže nového zákona se vztahují na dané zařízení).

Co se týče povinností, ukládaných školním jídelnám, leckde v tomto směru velmi dobře fungují metodičky zřizovatelů. Včas informují svá zařízení o novinkách a přinášejí jim dokonce postupy, kterými požadované povinnosti uvést do praxe. Existují ale také provozy, které v tomto směru nemají dostatečnou podporu, zde pak mohou pomoci specializované počítačové programy či internetové prameny. Některé z nich uvádím v přehledu:

SW Organizace
Tento počítačový program je vytvořen přímo pro potřeby vedoucích pracovníků ve školním stravování. Obsahuje seznam pracovních povinností ve školním stravování, který je odkazy provázán s příslušnými pasážemi relevantních předpisů. Zásadní z těchto předpisů jsou zpřehledněny a doplněny komentáři. Aplikace předpisů je zde ilustrována vzorovými vnitřními směrnicemi.

VERLAG DASHÖFER
SW pro ředitele školy obsahuje relevantní právní předpisy, komplexní systém vnitřních předpisů včetně formulářů, které je možné vyplňovat přímo v programu.

EPIS 
Tento program obsahuje komplexní přehled o legislativě, kterou upotřebí účetní, pracovníci státní i místnísprávy, školství atd. I zde jsou předpisy logicky provázány pomocí odkazů, navíc jsou však zasazeny do širších právních souvislostí.

www.statnisprava.cz
Velmi přehledný rozcestník s jehož pomocí naleznete internetové stránky naprosté většiny státních institucí a úřadů (vlády ČR, krajských úřadů, hygienických stanic, zdravotních ústavů, ČŠI…),

www.mvcr.cz/sbirkaJedná se o stránky ministerstva vnitra, kde je publikována Sbírka zákonů. Výhodou je, že nové zákony jsou zde publikovány okamžitě po jejich přijetí, nevýhodou je fakt, že jsou zde publikovány všechny předpisy bez ohledu na to, zdali jsou platné či účinné. Další nevýhodu představuje skutečnost, že předpisy nejsou v platném znění (pokud si zde vyhledám např. zákon o ochraně veřejného zdraví 258/2000, jeho text bude ve znění roku 2000 a pro platné znění by bylo třeba uplatnit veškeré provedené změny a novelizace, což je v tomto konkrétním případně téměř nadlidský výkon)

www.portal.gov.cz
Tento portál zřízený bývalým ministerstvem informatiky v sekci Zákony obsahuje všechny účinné právní předpisy v plném a platném znění. Nevýhodou je, že předpisy v tomto tvaru jsou publikovány se zpožděním.

Poznámka: Spoustu času může ušetřit používání vyhledávání v dokumentech. Stisknutím kláves CTRL+F se otevře formulář pro vyhledávání zadaného textu (hledám-li tedy v zákoně o ochraně veřejného zdraví informace o zmrazování, zadám jen kořen „zmraz“ a pak si listuji variantami hledaného slova). Tato zkratka je standardem windowsových aplikací, funguje tedy v internetových prohlížečích, ve Wordu, Excelu i v prostém Poznámkovém bloku.

Postup
Povinnosti bývají vymezeny obecně. Zjednodušeně se dá říci, že čím výše postavená je ukládající instituce, tím obecněji je v daném zákoně, vyhlášce atd. vymezena konkrétní povinnost školní jídelny. U takto obecně uložených povinností musí jídelna zvolit takový konkrétní postup, aby uloženou povinnost splnila nejefektivnějším způsobem (protože jinak by se jednalo o nehospodárné nakládání s majetkem státu). Takové postupy si mohou stanovit vedoucí pracovníci školních jídelen sami, na základě svých znalostí a zkušeností, mohou pomoci metodičky či diskuse s kolegyněmi. I to všechno ale představuje práci, která musí být odvedena, aby zařízení správně a efektivně fungovalo.

Technologie
Technologií obecně rozumíme prostředek, který nás dovede k vytčenému cíli. Jak jsem naznačil v úvodu svého článku, pro školní jídelnu může takový prostředek představovat počítač vybavený programy, automatické systémy pro objednávání a výdej stravy, internet (pro objednávky), telefonní záznamník, ale i kalkulačka, tužka a papír.
Přemýšlíme-li o efektivitě používaných technologií, pak bychom měli brát v úvahu následující parametry:

1. funkčnost – je třeba přesně definovat úkony a procesy, se kterými nám daná technologie může pomoci
2. uživatelská přívětivost – je nutné prověřit, je-li technologie snadno pochopitelná a snadno ovladatelná, zda nás ke splnění povinnosti nevede příliš mnoha kroky, zda její používání přináší výraznou úsporu času
3. stabilita – četnost nahodilých technologických poruch a jejich následné řešení může školní jídelnu velmi pracovně i finančně zatížit
4. pořizovací náklady – prodejní cena
5. provozní a doprovodné náklady – v případě tiskáren je to například cena náplní (v případě levných tiskáren uživatele často zarazí, že nová náplň stojí až polovinu ceny tiskárny)
6. servis a podpora – cena servisu, jeho dostupnost (reakční doba), možnost zakázkových úprav (pro maximální efektivitu používání v konkrétním provozu), podpora do budoucna (úpravy technologií v souvislosti se změnami povinností školní jídelny budou jistě třeba i v budoucnu, vlivem např. legislativní úpravy by uživatel neměl být nucen pořizovat celou technologii znovu)

Řečeno slovy účetního – při úvahách, jakou technologii do školní jídelny pořídit, je třeba bedlivě sledovat vyváženost výnosů a nákladů. Na straně výnosů jsou výhody, tedy především úspora času při plnění povinností. Na nákladové straně stojí samozřejmě zejména pořizovací náklady, náklady na zaškolení personálu a na následný servis. S detailním rozborem může pomoci jednoduchá pomůcka v Excelu.

Při výběru nové technologie je velmi výhodné řídit se osobní zkušeností. Pokud zařízení, o kterých uvažujete, používá nějaká školní jídelna v okolí, domluvte si konzultaci s kolegyní, prohlédněte si školní jídelnu při každodenním provozu, zeptejte se na zkušenosti a problémy. Při získávání informací velmi dobře poslouží také diskuse na internetu, třeba právě na internetovém portálu www.jidelny.cz.

Mgr. František Adámek, Veřejná informační služba, spol. s r.o.