Není schránka jako schránka, tahle je datová!

1. července, tedy v době prázdnin, byl spuštěn projekt datových schránek, jež upravuje zákon č. 300/2008 Sb. Většinu ředitelů tedy obálka s přihlašovacími údaji, resp. výzva k jejímu převzetí na poště, čekala v hromadě pošty, kterou měli na stole po návratu z dovolené, navíc v době, kdy bylo třeba řešit akutnější problémy související se začátkem školního roku. Čas k vyzvednutí na poště byl dlouhý, termín k povinné aktivaci byl daleko a známe to, co člověk neudělá hned, …

Datová schránka je pro právnické osoby povinná
Těm, kteří jsou zapsáni v obchodním rejstříku (OR), byla schránka zdarma zřízena Ministerstvem vnitra (MV) a přístupové údaje k ní už jistě ředitelé dávno mají. (MV přiznává, že některé evidence nebyly zcela přesné a kompletní a je tudíž v malé míře možné, že údaje doručeny nebyly.) Ostatní o ni žádají a bude jim zřízena zdarma do tří dnů.
O zřízení se žádá MV a žádost musí obsahovat ověřený podpis oprávněné osoby, která se musí prokázat patřičnými dokumenty. Datová schránka pak bude aktivována 1. přihlášením, nejpozději však 15 dnů po doručení přihlašovacích údajů.

Je dobré vědět, že:

• Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Tento dokument má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.
• Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba podle předchozího odstavce ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty (tzv. doručení fikcí dle zákona 300/2008); to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení (například §64 odst. 4 trestního řádu).
• Úkon učiněný osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více těchto osob.

Je tedy zřejmé, že sledovat datovou schránku je nutné, ale:

Jak se dozvím, že mám ve schránce zprávu?
Záleží na tom, jak máte datovou schránku nastavenu. Standardně nijak! Pokud tedy nechcete kontrolovat schránku každý týden, je vhodné si ve schránce nastavit posílání upozornění.
Jednou z možností je nechat si poslat upozornění na Váš e-mail. Za poplatek lze nastavit zasílání upozornění na novou zprávu i na mobilní telefon.

Budou se zprávy v datové schránce archivovat?
Zpráva, která bude doručena (ať už přihlášením, nebo fikcí), bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní od přečtení. Po této lhůtě bude příloha datové zprávy vymazána a v datové schránce zůstane pouze obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Znamená to mimo jiné, že příjemce si musí tyto zprávy sám archivovat.

Komu mohu psát a kolik to stojí?
Zaslání i příjem nestojí nic. Poslat datovou zprávu můžete všem orgánům veřejné moci (OVM). Zatímco vy si můžete vybrat, zda pošlete na úřad doporučený dopis či datovou zprávu, státní úředníci tuto volbu nemají a pokud to povaha dokumentu umožňuje, musí ji OVM každému, kdo má zřízenu datovou schránku poslat elektronicky do ní.
Zasílání zpráv mezi jednotlivými subjekty mimo okruh OVM zatím není možné, ale do budoucna se nevylučuje.

Co mě čeká?
K přihlášení do datové schránky lze využít dva nejvíce rozšířené internetové prohlížeče. Při první návštěvě musíte přijmout certifikát provozovatele – České pošty. Dále je třeba nainstalovat do vašeho prohlížeče 602 XML Filler Plugi pro práci se zabezpečenými XML formuláři.
Při prvním přihlášení a poté každých 90 dnů, je třeba změnit si heslo dle zadaných pravidel. Zvolte takové, aby bylo dostatečně bezpečné a byli jste schopni si ho zapamatovat. Pokud heslo nezměníte a použijete staré ještě 5x, přístupové údaje se zablokují a je nutné požádat o vystavení nových na pracovišti CzechPOINT.

Pro vyšší zabezpečení schránky lze využít přihlašování pomocí certifikátu. Jeho zřízení stojí cca 200,- Kč a doporučuji ho konzultovat s odborníkem, neboť se jedná o složitější problematiku překračující rámec znalostí běžného uživatele.
Oprávněná osoba (ve škole nejčastěji ředitel) může v datové schránce pověřit jinou osobu správou datové schránky (např. sekretářku), která na základě požadavku provedeném v datové schránce obdrží své přihlašovací údaje.

Termín automatické aktivace datových schránek 1. 11. 2009 je za dveřmi! 

Článek byl se souhlasem autora převzat z portálu www.reditelskoly.cz a redakčně zkrácen.

Bc. Bohumil Barda, ředitel společnosti Barda SW, HW s.r.o.