Oblasti administrativy v zařízeních školního stravování

Asi nejpodstatnější a nejdůležitější oblast administrativy ve školních jídelnách představuje organizační agenda. Řeší zpravidla nakládání s finančními prostředky, provozní směrnice a předpisy a patří sem také sestavování smluv. Pojďme se nyní detailněji podívat na úlohu vnitřních směrnic školní jídelny.

Proč psát směrnice
Detailním zpracováním vnitřních směrnic zařízení je zajištěno vymezení povinností a zodpovědností jednotlivých pracovníků školní jídelny. Představují tedy mechanismus, který zajistí, že v případě nemoci zastupující zaměstnanec vykoná vše, co bude třeba, stejně tak se mnohem snadněji zapracuje nový zaměstnanec. Mechanismus jasně popsaný směrnicí je nutný zejména v případě, kdy v organizační agendě provádíme rozsáhlejší operace, typickým příkladem může být účetní uzávěrka. Vnitřní směrnice se hodí také v situacích, kdy je třeba jednat skutečně rychle a efektivně, kdy není dost času věci promýšlet a zjišťovat. Příkladem takové „nouzové“ směrnice je třeba havarijní plán (výpadek dodávky elektrického proudu), postup při zranění strávníka (žáka), zaměstnance atd.

Z pohledu zvenčí představují směrnice školní jídelny jasné vymezení vůči strávníkům, ale také vůči kontrolním orgánům. Ve chvíli, kdy školní jídelna uvádí do praxe nový postup řešení uložených povinností, popišme jej přesně do směrnice. Odůvodněme přitom jednotlivé kroky i s odkazy na ukládající legislativu. Pokud pak přijde kontrolní orgán a bude používaný postup připomínkovat, nalezneme ve směrnici pečlivě promyšlený a formulovaný soupis důvodů, proč jsme před časem daný postup zvolili. Příkladem vnitřní směrnice, která šetří čas a práci, je limitovaný příslib. Podle zákona o finanční kontrole by každý plánovaný náklad zařízení měl projít schvalovacím procesem. Každý byť sebemenší nákup by měl být autorizován (podepsán). Využitím limitovaného příslibu lze schválit paušálně na delší období (měsíc či rok) často opakované a předem očekávané náklady (např. nákup potravin).

Evidence majetku a vedení účetnictví
Účinná kontrola účetnictví, skladové evidence a evidence stravného nemůže probíhat pro každou z evidencí izolovaně, protože prostředky se ve školní jídelně přelévají z jedné evidence do druhé. Nakoupím-li potraviny, musím zaplatit fakturu a peníze mi odejdou z účtu. Přijdou potraviny, které naskladním, nanormuji a pak vydám jako pokrmy, za které stržím peníze. Ty mi přibudou na účtu…. Proto musí kontrola hospodaření probíhat napříč těmito evidencemi. V dnešní době je na trhu řada počítačových programů, které umí účinnou kontrolu provádět a dokumentovat. Jejich používání zvyšuje účinnost a efektivitu kontrolních mechanismů.

V oblasti skladové evidence a evidence stravného znamená významnou pracnost pro zaměstnance především příjem hotovostních plateb. Významné úspory času je snadno možné docílit tím, že jsou pro tento účel jasně stanovené pokladní hodiny. Vyhnete se tak neustálému odbíhání od rozpracované činnosti k pokladně, následnému dohledávání a navazování na rozdělanou práci. Další úsporu času může v případě zálohového systému plateb představovat omezení plateb na celé stokoruny. V případě doplňkové činnosti je možné stanovit provozním řádem, že veškeré platby probíhají bezhotovostním způsobem. Velmi časově náročné jsou také přihlášky – odhlášky obědů. Odlehčení může představovat – a ve většině školních jídelen skutečně představuje – telefonní záznamník, objednávkový terminál nebo v poslední době velmi moderní varianta objednávání stravy prostřednictvím internetu či mobilního telefonu.

Odpadové hospodářství
Zákonem o odpadech je stanovena povinnost vydávat odpad výhradně osobám oprávněným krajským úřadem. Evidence odpadů  představuje tedy další oblast administrativy školní jídelny. Seznamy osob, které mohou s odpady nakládat, jsou snadno dohledatelné na internetových stránkách příslušného úřadu (příp. na stránkách http://web.visplzen.cz/cz/projekty-vis/zss/clanky/?show=84, kde je připravený rozcestník odkazující přímo na seznamy jednotlivých KÚ).

Další administrativní činnosti ŠJ
Spisová služba se v případě škol a školských zařízení týká organizací s více než 25 zaměstnanci. V provozním řádu takového zařízení je možné definovat dokumenty „neúředního“ charakteru (např. telefonické odhlášky obědů) a tato podání dále neevidovat (§2 odst.2 vyhl. 646/2004). Personální agenda zahrnuje evidence pracovní doby, odměňování, organizaci atd., s oblastí požární ochrany souvisí vedení dokumentace, provádění příslušných opatření, školení, atd. V oblasti BOZP je představuje běžnou administrativu vedení patřičné dokumentace, provádění opatření, školení, ale třeba také evidence a údržba OOPP.

Pro oblast stravování je nárokem na administrativní práci typický tzv. systém sledování kritických bodů, tedy HACCP. Vydáním vyhlášky č. 137/2004 bylo umožněno zpracovat kritické body pro skupiny technologických postupů podobného charakteru (tzn. nemusí být připravená samostatná analýza pro každou jednotlivou polévku, ale je možné ji provést pro polévky obecně s tím, že v případě, kdy se některá receptura skupinovému vymezení vymyká, zpracuje se analýza přímo pro ni). Počátkem roku 2006 nabylo u nás účinnosti nařízení EU č. 852/2004 o hygieně potravin a o rok později nabyla účinnosti novelizace výše zmíněné vyhlášky č. 137/2004. Tyto dva předpisy otevírají prostor ke zjednodušení systému kritických bodů. V tuto chvíli již neplatí povinnost mít v každém technologickém postupu kritický bod (tzn. existují jsou technologické postupy, např. příprava čaje, kde za normálních podmínek kritický bod nemusí být stanoven) – tím pro tyto postupy odpadá povinnost provádět měření a dokumentovat je.

Další pro stravovací provozy velmi důležitou administrativní oblastí je údržba zařízení (revize, ověřování, zajišťování servisu). Do této kategorie patří také například kalibrování vah (stanovené zákonem o metrologii a kontrolované ČOI). Mnoho diskusí bylo a je vedeno ohledně kalibrace teploměrů – teploměry nepatří do skupiny stanovených měřidel, a proto zákon nevyžaduje jejich kalibraci od uživatele (teploměry jsou kalibrovány v rámci výstupní kontroly při výrobě). Výjimkou je hygienická kontrola, která teploměry kalibrované mít musí.

Závěrem
Vedení administrativy v zařízeních školního stravování vyžaduje znalosti napříč množstvím různých oborů. Kvantita a rozmanitost problémů, které zde řešívá jeden člověk, bývají v komerčních firmách rozloženy mezi více pracovníků, případně se jim věnují celé týmy. Přidělované množství finančních prostředků na mzdy je limitováno finančními normativy, proto jídelny musí často vystačit s tím, co mají.
Při omezeném počtu zaměstnanců v provozu jsou to tedy právě vhodné technologie a efektivní postupy, které mohou učinit stávající stav udržitelným. Investice do školení, nové verze softwaru, ale i do studia dobré knihy či článku na internetu se může projevit velkou úsporou pracnosti. Vyplatí se to zejména u často konaných činností. Vždyť každý z nás si umí spočítat, že ušetříme-li denně na nějaké činnosti 5 minut, ročně máme k dobru celých 21 hodin. Doufám, že k hledání časových úspor Vás bude inspirovat i tento článek. Přeji mnoho úspěchů.

Mgr. František Adámek, Veřejná informační služba, spol. s r.o.