Peníze, ředitel a zřizovatel ve školní jídelně

Pozn. redakce: Tento text obsahuje záznam přednášky Ing. Bureše na Krajských konferencích hromadného stravování z podzimu 2005.

Kde lze ušetřit na informačním systému

Obecná metodika:
– stanovit všechny hlavní složky nákladů
– pro každou složku najít nutné minimum
– prověřit vzájemné vazby
– zvážit rizika plynoucí z úspor
– zvážit, zda nezvýšit náklady a vyvážit je vyššími příjmy

Tento postup platí při hledání úspor zcela obecně.

Náklady na informační systém se skládají z:

• HW (počítač, tiskárna, atd.)
• SW (počítačový program, návod)
• servis (školení, nastavení, opravy)

1) Náklady na HW

Typická ŠJ s karetním systémem může mít tyto pořizovací náklady:

25000 Kč počítač
10000 Kč tiskárny
30000 Kč karetní systém pro výdej stravy
50000 Kč objednací box
  5000 Kč operační systém Windows
———–
120000 Kč celkové náklady na HW

Při rovnoměrném odepisování 4 roky činí měsíční náklad 2500 Kč/měsíc.

2) Náklady na SW

Typická jídelna používá tento SW:
  6000 Kč – Sklad, finanční bilance, spotřební koš, normování
  6000 Kč – Stravné
  3000 Kč – IM+DIM
  9000 Kč – Výdej a objednávání na karty
———–
24000 Kč

Průběžná aktualizace tohoto SW přijde na 400 Kč/měsíc (20% z ceny ročně)

3) Náklady na servis

Dle uzavřené servisní smlouvy:

roční paušál v Kč	sazba za hod. v Kč	sazba za km
0	640	10
750	500	10 – základní servisní smlouva
2000-12000	250	5 – rozšířená servisní smlouva
8000-28000	0	0 -komplexní servisní smlouva

Typická ŠJ s karetním systémem zaplatí za komplexní servis 18000 Kč ročně, tj. 1500 Kč/měsíc.

Rekapitulace nákladů na informační systém jídelny:
2500 Kč – HW
  400 Kč – SW
1500 Kč – servis
—————–
4400 Kč – celkové měsíční náklady na provoz informačního systému jídelny

Kde lze ušetřit:

HW – orientace na použitou techniku	2500 Kč	1250 Kč
servis – většinu věcí se mohu naučit sám	1500 Kč	500 Kč
SW – šetřit se nedoporučuje – kvalitní SW šetří práci	400 Kč	200 Kč
Náklady	4400 Kč	1950 Kč

Levný SW nebo průběžně neaktualizovaný SW významně zvyšuje náklady na servis a na tzv. vynucený upgrade.

Poznámka: 4400 Kč v nákladech odpovídá hrubé mzdě 3260 Kč. A výše naznačený systém může při správném využití ušetřit nejméně 1 pracovní sílu na plný úvazek.

Typické chyby, které zbytečně zvyšují náklady na informační systém:
– kupujeme nejmodernější „superpočítač“, jehož parametry nevyužíváme

– šetříme na SW

• průběžně neaktualizujeme
• nepořídíme provázané řešení s perspektivou dalšího rozvoje

– nenajdeme si čas na nastudování SW před tím, než ho začneme používat

– servis objednáváme až v okamžiku poruchy – neinvestujeme do prevence

Šetřit nebo vydělávat?
– samozřejmě obojí, ale:
– šetřením mohu snížit náklady až např. na polovinu, ale dál už ne
– vyděláváním mohu zvyšovat tržby bez jakéhokoliv omezení

Jak využít doplňkovou činnost k získání fin. prostředků

– vaření jídel pro cizí strávníky
– školní bufet
– zbytkové obědy (do 4 hod. od uvaření)
– výroba a prodej polotovarů
– cukrářská výroba
– pekárenská výroba
– výroba lahůdek
– nákup do tašky pro zaměstnance školy
– pořádání hostin a rautů
– pronájem jídelny
– prodej reklamy (karty, nástěnky, …)
– doplňkové služby strávníkům (internet, SMS, zprávy rodičům, …)
– atd.

Doplňková činnost a DPH – nebojte se DPH

– náklady na přechod k DPH jsou cca 10000 – 40000 Kč
– do 1 mil. Kč tržeb se nemusíte stát plátcem DPH
– nad 1 mil. Kč tržeb zpravidla stojí za to být plátcem DPH

(kdo dokáže vydělat navíc 1 mil. Kč, tak pravděpodobně dokáže rozšířit tuto činnost i na 2 mil. Kč)

Jak přelévat peníze Potraviny – Mzdy – Režie – Investice

– nákup potravin s přidanou hodnotou (polotovary): Potraviny –> Mzdy, Režie, (Investice)
– nákup informačního systému: Režie (investice) –> Mzdy
– vedení účetnictví dodavatelským způsobem: Režie –> Mzdy
– nákup počítače, tiskárny a karetního systému najednou: Investice –> Režie
– nákup počítače, tiskárny a karetního systému postupně (pod 40000 Kč): Režie –> Investice
– atd.

Jak se nebát prosadit své zájmy a zájmy ŠJ před nadřízeným a zřizovatelem

– pracovat je třeba v důstojných podmínkách
– nadřízený je tu proto, aby vytvářel pro  práci dobré podmínky
– dělejme svou práci perfektně, získané zkušenosti se nám budou hodit i jinde
– vyžadujme za řádnou práci řádnou odměnu (pro sebe i pro své podřízené)
– buďme trpěliví, slušní a důslední
– většina nadřízených soustavnému, cílenému a korektně vedenému tlaku neodolá
– většina nadřízených se nezbavuje schopných a samostatně pracujících podřízených
– vymezení  pozice vůči nadřízenému je v našich rukou
– připravme se na ztrátu zaměstnání – co se stane, když přijdu o práci?

Jak nic nedělat

– někdy lze splnit vyhlášku velmi snadno
– stačí použít selský rozum, jednoduchou úvahu
– dívat se na věci jinak
– nutná je důkladná znalost vyhlášek a zákonů
– nutné je sebevědomí – nebát se kontrolních orgánů

1. příklad
– následující příklad je pouhá ukázka
– nelze ho uplatnit vždy a všude!
– je to ukázka jiného myšlení, jiného přístupu k vyhlášce

Směrnice o zavedení nové vyhlášky 107/2005 do provozovny – dokument je ke stažení zde

2. příklad
– musím na každou dodávku vystavit písemnou objednávku?
– musím tuto objednávku potvrdit podpisy dvou pracovníků?

Ale nemusím, nemusím ….. ! Samozřejmě pouze v případě, že znám zákon 320/2001 o finanční kontrole.

Zákon 320/2001 o finanční kontrole a prováděcí vyhláška 416/2004 ukládá vedoucím pracovníkům řadu významných úkolů:

– analýza rizik
– zavedení systému vnitřní kontroly
– zodpovědnost za hospodárné využití svěřených prostředků
– nutnost písemně vystavit a potvrdit dvěma podpisy každou jednotlivou objednávku čehokoliv

Té poslední nepříjemné a formální povinosti se můžeme vyhnout vystavením jediného dokumentu na celý rok. Jde o tzv. limitovaný příslib.

Návrh limitovaného příslibu je ke stažení zde

Závěr
– kde lze ušetřit na informačním systému (i kdekoliv jinde)
– jak využít doplňkovou činnost k získání fin. prostředků
– jak přelévat peníze Potraviny – Mzdy – Režie – Investice
– jak se dohodnout s ředitelem a zřizovatelem
– jak nic nedělat

Ing. Vladimír Bureš je ředitelem společnosti Veřejná informační služba, spol. s r.o. Plzeň