Autor: Redakce

30. srpna 2006

1. Skartační řád je směrnice upravující postup při vyřazování dokumentů skartačním řízením. Zásady skartačního řízení jsou stanoveny zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a dále seznamem povinné dokumentace škol a školských zařízení (In Věstník MŠMT 203, sešit 9).

2. Hodnota dokumentů se stanoví podle zásad pro posuzování dokumentů a vyjadřuje se skartačními znaky „A“ a „S“. Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé druhy dokumentů jsou uvedeny v příloze I Mateřské školy a příloze II Školní jídelny.

3. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná péče o dokumenty, tj. jejich přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení ve spisovně po dobu stanovenou skartačními lhůtami.

4. Skartační řízení se provádí v pravidelných obdobích podle potřeb školy či jídelny a podle pokynu okresního archivu a jeho předmětem jsou všechny dokumenty s prošlými skartačními lhůtami. Skartační znak „A“ označuje dokumenty trvalé hodnoty, které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do archivu; skartační znak „S“ mají dokumenty bez trvalé dokumentární hodnoty a po uplynutí skartační lhůty se navrhnou k vyřazení; u skartačního znaku „V“ budou dokumenty po uplynutí skartační lhůty posouzeny a označeny buď znakem „A“, nebo znakem „S“.

5. Skartační řízení se v mateřských školách a školních jídelnách provádí zjednodušeně, bez předchozí odborné archivní prohlídky dokumentů; jeho postup je následující – mateřská škola nebo školní jídelna vypracuje seznam dokumentů určených k vyřazení a spolu s průvodním dopisem jej zašle okresnímu archivu (viz příloha III vzor dopisu). Seznam obsahuje:

Poř.č. Název Časový rozsah Skartační lhůta Množství

Žádost obsahuje razítko školy, jména a podpisy členů skartační komise, podpis ředitelky nebo vedoucí, a dvojmo vyhotovený seznam dokumentů. Po posouzení skartačního návrhu obdrží škola či jídelna písemné sdělení okresního archivu, jak s dokumenty naložit.

Dokumenty skupiny A (kronika, video) s uplynulou vyřazovací lhůtou předá škola okresnímu archivu k trvalému uložení; dokumenty skupiny S určené ke zničení se předávají do sběrných surovin, příp. mohou být za odborného dohledu spáleny, nebo zničeny ve skartovacím stroji.

6. O provedeném vyřazení dokumentů školy nebo jídelny se vede evidence s označením data a způsobu vyřazení; tato evidence vzniká zakládáním seznamů (skartovaných dokumentů a seznamů dokumentů předaných do okresního archivu) do samostatné složky. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá ředitelka či vedoucí, která je povinna umožnit pracovníkům okresního archivu odborný dohled na toto řízení. Ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení je posuzováno a postihováno jako porušení povinností uložených zákonem.

7. Tato spisová norma nahrazuje dosud platný Skartační řád pro mateřské školy a školní jídelny okresu Zlín ze den 30.11.1994.

Ve …………………2006.

razítko, podpis ředitele

PŘÍLOHA I Mateřské školy

Název dokumentu	Skartační znak a lhůta
Kronika (po uzavření svazku)	A 10
Rozhodnutí o zařazení do sítě škol, zřizovací listina	A 10
Zápisy o předání a převzetí školy	A 10
Vnější řád školy (po skončení platnosti)	S 3
Školní vzdělávací program, třídní vzdělávací program	S 5
Výkazy školy roční (zahajovací aj.)	A 5
Přehledy výchovné práce	S 10
Zápisy z pracovních a pedagogických porad	S 5
Protokoly a záznamy o provedených kontrolách	V 10
Protokoly z kontrol státního zdravotnického dozoru (hygiena)	S 5
Podací deník došlé a odeslané pošty	S 10
Korespondence běžná, e-mailová	S 5
Rozhodnutí o odkladu školní docházky	S 5
Přehledy docházky dětí	S 10
Diagnostické listy dětí – záznamy o pozorování dítěte	V 5
Evidenční list pro děti v mateřské škole	S 10
Personální záležitosti
Organizace MŠ pro školní rok (přehled pracovníků, pracovní zařazení)	A 10
Osobní spisy vedoucích/ osobní spisy zaměstnanců	A/S 45-50
Mzdové listy	S 45-50
Výplatní listiny (pokud nenahrazují mzdové listy)	S 5
Evidence docházky zaměstnanců	S 10
Dohody o provedení práce	S 10
Pracovní smlouvy	V 10
Daňová prohlášení, nemocenské pojištění	S 10
Bezpečnost práce (prověrky, protokoly)	S 5
Kniha úrazů	A 10
Úrazy smrtelné, těžké/ostatní	A 10/ S 10
Požární kniha	S 5
Účetnictví, finanční záležitosti
Bankovní účty, šeky, pokladní a účetní doklady	S 5
Účetní doklady týkající se pohledávek a závazků	S 10
Peněžní deník	S 10
Faktury	S 5
Kniha faktur (vydaných, došlých)	S 10
FKSP	S 5
Inventarizace mimořádná, inventární kniha	A 10
Inventarizace pravidelná (roční), karty, odpisy DKP	S 5
Vyřazovací protokoly	S 10
Podklady pro mzdy, odměny	S 5
Účetní sestavy	S 5
Roční účetní výkazy, uzávěrka, vyúčtování, statistika	V 10
Hlavní účetní kniha, účetní deník	S 10
Hospodářské záležitosti, vedlejší činnost
Dokumentace staveb, stavební spisy a plány, inventární karty budov, pozemků	A
Hospodaření s nebytovým prostorem; služební byt	V 5

PŘÍLOHA II Školní jídelny

Název dokumentu	Skartační znak a lhůta
Seznam stravovaných osob	S 3
Přehled vydaných čipových karet	S 5
Evidence stravného, platby stravného	S 5
Jídelní lístek	S 1
Zápis o vadách při přejímce materiálu	S 1
Výdejka potravin, skladní karta zásob PC	S 5
Protokol o poškození, zničení a ztrátě zásob (škola)	S 5
Pokladní kniha, peněžní deník (škola)	S 10
Inspekční záznam	S 3
Inventura řádná (škola)	S 5
Uzávěrky ve stravování	S 5
Účetní doklady, dodací listy, faktury (škola)	S 5
? (Kritické body	S 5)

PŘÍLOHA III vzor průvodního dopisu-používejte prosím v korespondenci

Návrh na vyřazení dokumentů

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu se směrnicí ….……..(např. skartačním řádem MŠ), navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze.
Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty ………..……….(název organizace) z let …………………….. S uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně ……….……….(název organizace). Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje pouze dokumenty znaku S.
Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů; k vykonání odborné archivní prohlídky pracovníky Vašeho archivu navrhujeme termín ………………………..

Příloha: 2x seznamy dokumentů

Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení:
………………………………… jména a podpisy pracovníků
…………………………………

………………………………………
razítko a podpis ředitelky, ředitele

Vzor formuláře pro skartační řízení: