Výkon spisové služby ve školních jídelnách

Archivnictví a spisová služba jsou pojmy, které se v posledních letech nevyhýbají ani místům, kde bychom je jen stěží hledali, např. školním jídelnám. Co je tou hlavní příčinou a jaké jsou důsledky legislativních změn oblasti archivnictví?

Nový zákon o archivnictví a spisové službě
Od 1. ledna 2005 začal platit zcela nový zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen zákon o archivnictví) a spolu s ním i prováděcí vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Tento zákon mimo jiné přináší řadu povinností a nově definuje některé pojmy v oblasti archivnictví a spisové služby, z nichž je vhodné upozornit zejména na tyto:

Dokument
Dříve běžně používaný termín písemnost byl nahrazen novým pojmem dokument, pod kterým si dnes můžeme představit každý nejen písemný, ale i obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce, tj. každého, z jehož činnosti dokumenty vznikají.

Spisová služba
Pod tímto pojmem rozumíme zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popř. jeho právních předchůdců a zahrnuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, vykonávaná písemnou nebo elektronickou formou, včetně kontroly těchto činností. Tedy vlastně vše, co je třeba s dokumenty činit, aby o ně bylo řádně postaráno. Míra těchto povinností vyplývajících ze zákona o archivnictví je dána především právním postavením původce. Z hlediska zákona o archivnictví jsou rozlišovány 2 základní typy původců : veřejnoprávní a soukromoprávní. Pro obě skupiny je společné jedno – povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií.
Podívejme se nyní konkrétně na problematiku výkonu spisové služby ve školních jídelnách. K jejímu osvětlení můžeme přistoupit z tohoto úhlu pohledu právě proto, že i školní jídelny mají odlišné právní postavení. Jsou pak pro ně odlišné i povinnosti vyplývající ze zákona.

Typologie školních jídelen

1. Jídelny jako součásti škol
Dá se říci, že relativně nejjednodušší je situace pro školní jídelny, jež nejsou samy o sobě právním subjektem. Těch je většina a bývají přímo součástí školy /mateřské, základní nebo střední/. V takovém případě odpovědnost za výkon spisové služby přebírá škola, která je povinna nejen uchovávat dokumenty a vyřazovat je ve skartačním řízení, ale také evidovat přijatou a odesílanou korespondenci a v souladu se zákonem a vyhláškou/v předepsaném podacím deníku/ a vydat patřičnou normu, která tyto činnosti upravuje – vlastní spisový a skartační řád. Povinnosti školní jídelny se pak vlastně „schovají“ do povinností školy, která jídelnu jednoduše zahrne jak do svého spisového a skartačního řádu, tak do spisového a skartačního plánu. Školní jídelna tak může být uvedena v samostatné kapitole nazvané např. stravování. o rozsahu cca 15 položek se skartačními znaky „S“ a lhůtami nejčastěji 3, 5 nebo 10 let. Jedná se zejména o peněžní deníky, pokladní knihy, jídelní lístky, výdejky potravin, stravenky, knihy zbytků apod. Dokumenty taková jídelna nevyřazuje ani neukládá samostatně, ale prostřednictvím školy /ekonomického nebo hospodářského oddělení/, která zajistí jak vhodnou místnost pro ukládání dokumentů /spisovnu/, tak patřičné evidenční pomůcky /podací deníky/ i následné vyhotovení skartačního návrhu a jeho odeslání do příslušného archivu.

2. Jídelny zřizované územními samosprávnými celky
Druhý typ jídelny je taková, kdy je zřizovatelem územně samosprávný celek, tj. obec nebo kraj a může tak být z hlediska zákona o archivnictví považována za veřejnoprávního původce. Zde však zákon umožňuje rozlišit povinnost výkonu spisové služby podle počtu zaměstnanců. Takže má-li jich školní jídelna méně než 25, spisovou službu vykonávat nemusí. Je povinna „pouze“ uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií příslušnému /většinou okresnímu/ archivu. Péče o dokumenty pak spočívá ve vedení základní evidence přijatých a odesílaných dokumentů /např. v knize došlé a odesílané pošty/ a jejich ukládání na vhodném místě. Na příslušný archiv se obrátí se žádostí o výběr těch dokumentů, které již nadále nepotřebuje pro zajištění úředních potřeb nebo jimž uplynuly skartační lhůty stanovené např. zákonem o účetnictví. Tato povinnost se nevztahuje na dokumenty neúřední povahy, to je ty, které nejsou zaznamenávány v evidenčních pomůckách. Vyřazovat své dokumenty přitom může dvěma způsoby a to ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. A nebo také může požádat příslušný archiv o vydání trvalého skartačního souhlasu. V každém případě by se měla obrátit na příslušný archiv, který ochotně poradí s výběrem nejvhodnější varianty s ohledem na znalost místních poměrů.

3. Veřejnoprávní subjekty s více než 25 zaměstnanci
Jestliže má však školní jídelna zřízená obcí nebo krajem více než 25 zaměstnanců, má povinnosti veřejnoprávního původce v plném rozsahu, to znamená, že nejen že musí vést spisovou službu v souladu s vyhláškou (tj. minimálně v rozsahu školy, při které provozuje svou činnost), ale navíc musí vydat i svůj vlastní spisový a skartační řád. Zákon, bohužel, nepřipouští možnost vydání společného spisového a skartačního řádu pro více původců. Určitým zjednodušením evidence a přidělováním čísel jednacích se zde nabízí možnost vedení samostatné evidence např. v knize faktur, knize objednávek apod.

4. Samostatně podnikající subjekty
Posledním typem školní jídelny jsou samostatně podnikající subjekty, většinou spol. s r.o., z hlediska zákona o archivnictví soukromoprávní subjekty. Ty mají za povinnost uchovávat dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu o archivnictví a umožnit z nich výběr archiválií. Výkon spisové služby je pro ně v podstatě nepovinný, ale uznají-li to za vhodné, mohou se k němu přihlásit, stejně jako vydat vlastní spisovou normu, která by nakládání s dokumenty vhodným způsobem upravovala (třeba i ve zjednodušené podobě). Pro vyřazování dokumentů jsou závazné všechny obecně platné zákony, zejména zákon o účetnictví.

Co poradit na závěr
Ať už se jedná o jakýkoli typ školní jídelny, z výše uvedeného rozboru vyplývá, že byť „minimální“, přesto zákonná péče o dokumenty se jí nevyhne a pokud si sama netroufne sama rozsah svých povinností určit, určitě se může obrátit na územně příslušný archiv, který v konkrétním případě poradí. Seznam příslušných archivů je uveden jednak přímo v příloze č. 4 k zákonu o archivnictví nebo na internetových stránkách www.cesarch.cz nebo www.mvcr.cz.
Na úseku archivnictví a spisové služby vedoucí jídelny musí vždy plnit pokyny svého zřizovatele /územní samosprávný celek/, majitele /v případě společností/ nebo nadřízeného /je-li součástí školy/, které lze specifikovat ve spisové normě. Musejí však respektovat příslušná ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě.

Mgr. Helena Pochobradská, Státní oblastní archiv Zámrsk