Výpočty ve školní jídelně – jinak a rychleji (1)

Při své práci se dostanu do kanceláří různých jídelen. A všude to vypadá stejně: na stole kalkulačka, často historická (ale vždy funkční) a většinou v plném provozu, zatímco v počítači tiše odpočívá program Excel nebo jemu podobný.

Nyní zážitek z praxe: V mateřské škole bylo potřeba zkontrolovat vypočtenou finanční normu v několika měsících po sobě. 625 celodenních za 31 Kč, k tomu 121 dopoledních za 24, navíc 15 přesnídávek za 7 a 60 dospělých obědů za 22. Paní vedoucí spustila starou kalkulačku, jenže po několika číslech překlep. Vynulovat a znovu. Znovu překlep. Do třetice vypočítáno. Výsledek poznačila na papír a další měsíc. Občas se uklepla, ale pár minutách a velkém úsilí dosáhla cíle. V počítači nečinně sledoval její snažení program Excel. Mezitím telefony, občas vyrušení od personálu, rodič přišel zaplatit… Chápete? Času málo a přesto jím vedoucí nešetřila.

Chtěl bych vám v tomto článku ukázat pár základních úkonů v programu Excel, které vám mohou neobyčejně ušetřit čas: při výpočtu nebo kontrole stravného, při inventurách, sestavování nových kalkulací a výkazů apod.

Použití vzorců

Mnoho lidí Excel používá jen proto, aby zapsali čísla do zarovnaných sloupců. Tento program však umí také počítat. Jestliže máte v buňce B1 zapsáno 120 porcí, v buňce B2 128 porcí, tak do buňky C2 napište tento vzorec: =B1+B2 a stiskněte Enter. (Zápisy B1 a B2 nazýváme adresy buňky) V buňce se objeví výsledek 248. Jestliže nyní některý z údajů B1 a B2 změníte, vždy se automaticky přepočítá výsledek. A to je veliká výhoda.

Řady dat

Když v jídelně připravujete všelijaké výkazy, často tam uvádíte datumové řady, např. všechny dny v měsíci, nebo dny v týdnu, měsíce v roce apod. Vypisování datumů za celý měsíc vás pochopitelně odrazuje. Jenže se na to dá jít jinak a mnohem rychleji.

Napište do nějaké buňky 1.12.2012, ukončete klávesou Enter a klikněte zpět na tuto buňku. Kolem ní je nyní rámeček a v pravém dolním rohu černý čtvereček. V dalším textu mu budu říkat úchytka. Zkuste se myší trefit na tuto úchytku a se stisknutým levým tlačítkem potáhněte dolů nebo doprava. Vytvoří se vám řada datumů. Když do buňky napíšete slovo prosinec nebo slovo čtvrtek a potáhnete úchytku myší, vytvoří se řada měsíců nebo dnů v týdnu. Jak prosté!

Opakované výpočty šetří čas

Často při své práci použijete vzorec, ale ne jeden. Potřebujete jich celý sloupec, např. v následující ukázce z inventury. Zapíšete první vzorec, který vám vypočte cenu zboží na jedné kartě ve skladu, a použijete stejný trik jako v předchozí ukázce: chytnete levým tlačítkem myši úchytku buňky a zatáhnete dolů. Vzorec se zkopíruje a ještě se upraví tak, aby vždy počítal s údaji správného řádku.

Jak na vzorce při inventuře

Jistě mi dáte zapravdu, že tento postup nelze uplatnit ve skutečné inventuře nebo jiné tabulce, kde jsou stovky řádků. Táhnout úchytku přes tolik řádků by bylo komplikované. Tam lze použít další užitečnou a čas šetřící techniku. Napište vzorec, namiřte myš na jeho úchytku a dvakrát klikněte. Vzorec se zkopíruje do celého sloupce! Je to úžasný fígl, která vám v dlouhých tabulkách ušetří mnoho práce a rozčilování.

Přepočet sloupců v nových kalkulacích

Poměrně často se také stává, že sloupec hodnot potřebujete vynásobit jedinou konstantou. Například jde o novou kalkulaci, která má množství potravin uvedeno pro dospělé a pro menší děti je musíte násobit hodnotami 0,8 a 0,7. Mnoho lidí tyto koeficienty naklepe ke každé potravině a to je opět odrazuje, protože některé receptury mají i 15-20 položek. Dá se na to ale jít jinak, jednodušeji, pomocí tzv. absolutní adresy.

Číslo 0,8 napište třeba do C1. Nemůžete nyní použít vzorec =B2*C1, protože kopírováním by se upravil na =B3*C2 a to by bylo špatně. Musíte napsat toto:  =B2*$C$1 (se znakem dolaru $). Znak $, přestože ho nenajdete na české klávesnici, se dá zapsat úplně v pohodě: když napíšete adresu C1, hned po ní stiskněte klávesu F4 v horní řadě kláves a adresa C1 se sama změní na $C$1. Vzorec ukončíte klávesou Enter, zkopírujete dvojitým kliknutím a sloupec pro menší děti je hotov.

Totéž můžete zkusit s koeficientem 0,7, ale to už bude za domácí úkol.

V dnešním článku jsem se vám snažil ukázat, že základní operace v Excelu jsou snadné a že vám mohou ušetřit hodně času. Samozřejmě na začátku člověk musí věnovat nějakou hodinu tomu, aby se to naučil. Portál Jídelny.cz vám v tom může v novém roce pomoci. Jde jen o to, jestli budete chtít. Hlasujte prosím v naší anketě.

Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz