Komentovat Předvánoční článek, který byl spíše testem vašeho zájmu o tabulkový editor Excel, problematiku výpočtů v tabulkách poněkud zjednodušil. Pominul například to, že aby vaše výpočty opravdu fungovaly, musíte do buněk správně vložit čísla. I když se zdá, že napsat do buňky číslo nemůže být problém, praxe ukazuje něco jiného. Podívejme se dnes na tento problém blíže.
Abychom si lépe rozuměli
Pro kterou verzi Excelu tento a další návody platí? Je rozšířeno několik verzí Excelu. Na ústupu je verze 2003 (s rozklikávacími nabídkami), poměrně dost se používá verze 2007 a také verze 2010. Tyto návody píšu tak, aby se pokud možno daly použít ve všech verzích, s jistotou ale platí pouze pro verze 2007 a 2010. V dalším výkladu se také nevyhneme některým odborným termínům, ujasněme si je.
Co je řádek vzorců?
Je to řádek nad záhlavími sloupců. Když kliknete na buňku, v řádku vzorců vidíte hodnotu, kterou jste do buňky vložili, nebo vzorec, který v ní je.
Co je karta?
Karty jsou nový způsob ovládání Excelu (od verze 2007). Když kliknete na její název, karta se vysune do popředí. Převážně zde budeme používat kartu Domů.
Co je vzorec
Do buňky tabulky můžete zapisovat nejen čísla a texty, ale i vzorce. Je to vlastně popis výpočtu (jak ve škole), podle kterého Excel výpočet provede. Když vzorce zapisujete do buňky, musíte vždy začít znakem =
Jak opravit vzorec
Buď 1x kliknete na buňku se vzorcem a pak kliknete do řádku vzorců, nebo buňku se vzorcem kliknete dvakrát. V obou případech se dostanete do režimu editace vzorce a v něm můžete pomocí klávesnice a myši udělat ve vzorci opravu, vymazat překlep, doplnit znak, číslo atd. Opravu ukončíte klávesou Enter.
Psaní čísel
Základem pro to, aby Excel správně počítal, je korektní zápis čísla. Jestliže číslo nezapíšete správně, můžete se při zápisu vzorce snažit, jak chcete, výpočet nebude fungovat nebo bude dávat chybný výsledek.
Mnoho lidí čísla při zápisu všelijak upravuje (formátuje), aby byl jejich význam jasnější, nebo do nich vkládá různé znaky, aby se čísla lépe četla. A to není vhodné.
Mezi zápisy čísel, které budou ve výpočtech dělat potíže, patří například:
1200,–
1200 ks
1.200
1,2 tis. Kč
1.200.000
Tyto údaje nebude Excel chápat jako čísla, budou se chovat jako texty a výpočty s nimi nebudou fungovat.
Jsou však i další potíže. Např. si Excel často sám určuje počet desetinných míst – jinak než vy chcete. Třeba po zápisu 1200 se v buňce objeví 1200,00.
Řekněme si rovnou, aby Excel považoval údaj za číslo, může údaj obsahovat pouze znaky 0-9, desetinnou čárku, znaménka plus a mínus. Nic víc. Všechny jiné znaky mohou vést k problémům při výpočtech. Pozor v číslech například na záměnu nuly a písmene O, nebo jedničky a písmene l.
Jestliže chcete číslo kvůli lepšímu významu, čitelnosti apod. zformátovat (tak jak vidíte na předchozích ukázkách), nedělejte to znaky v čísle a použijte formáty buňky. Jsou to předem připravené předpisy, které určují, jak se zapsané číslo bude zobrazovat na obrazovce. Sadu těchto předpisů najdete na kartě Domů.
Mezi základní číselné formáty patří obecný, číselný, měnový a účetnický. V seznamu je jednoduše vyberete myší.
Jestliže kliknete na značku, na kterou v následujícím obrázku ukazuje šipka, můžete si dokonce každý formát nastavit individuálně (počet desetinných míst, oddělovače tisíců a milionů, symbol měny).
Užitečná rada na závěr: Obvykle platí, že čísla se automaticky zarovnají k pravému okraji buňky a texty k levému. Jestliže tedy napíšete číslo a ono se zarovná vlevo, asi to není číslo.
Množstevní a váhové jednotky do zvláštní buňky
Ve výše uvedených příkladech se několikrát objevila stejná chyba: jednotka byla spolu s číslem v jedné buňce. Do jedné buňky musíte psát pouze jeden údaj, zejména jedná-li se o čísla. Když k číslu napíšete do téže buňky i jednotku, celý údaj se zarovná vlevo, bude se chovat jako text a to je špatně.
Jednotky proto vždy pište do zvláštní buňky, tak jak to vidíte na následujícím obrázku.
Pozor na předchozí formát buňky
Jestliže v buňce nastavíte nějaký formát, nedá se smazat klávesou Delete a zůstává tam i po odstranění údaje z buňky!
Když z buňky odstraníte datum, v buňce zůstane datumový formát a vy do buňky nebudete schopni zapsat žádné jiné číslo než datum. Když je v buňce číslo v měnovém formátu, vy číslo odstraníte, nebudete do ní schopni zapsat číslo znamenající počet kusů atd. Řešením je nastavit jiný formát. Tedy např. datumový nebo měnový formát přepnout na obecný.
Příště o výpočtech s korunami a procenty, o výpočtech srážek a přirážek.
Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz
Diskuze