Výpočty ve školní jídelně – jinak a rychleji (4)

V posledním dílu našeho seriálu se dostáváme k výpočetním funkcím, kterých je v Excelu velké množství. Ukážeme si pouze některé – zejména ty, které můžete jednoduše vložit do buňky pomocí nějakého tlačítka.

Sčítání sloupců

Asi nejčastěji používanou funkcí je SUMA. Její tlačítko (nazvané Součet) najdete na konci karty Domů.

 Chcete-li sečíst sloupec nebo řádek, je nejlépe použít tento postup:

1. Klikněte do buňky těsně pod sloupcem (nebo vedle řádku)

2. Klikněte na tlačítko Součet. Tím se v buňce objeví vzorec pro součet.

3. Zkontrolujte rozsah součtu.

 

4. Pokud je rozsah v pořádku, stiskněte Enter.

Výsledek je 5917,27 Kč.

Řada lidí si tento prostý postup zbytečně komplikuje, např. se snaží sloupec označit (což v případě dlouhých sloupců není snadné). Nekomplikujte si práci a používejte uvedený postup. Je však pravda, že tento postup nebude zcela v pořádku, když ve sloupci budete mít prázdnou buňku. Kliknutím na tlačítko Součet se sice v buňce objeví funkce SUMA a její rozsah bude špatně. Pak nezbývá než rozsah součtu opravit, např. ručně.

Postupný součet více sloupců

Objevují se situace, kdy postupně musíte sečíst více sloupců. Jde to i jednodušeji, než klikat na tlačítko Součet pro každý sloupec zvlášť.

1. Označte prázdné buňky pod všemi sloupci, které se mají sečíst.
2. Klikněte na tlačítko Součet.

To je vše, nemusíte ani používat klávesu Enter a pod všemi sloupci se vám objeví jejich součty. V tomto případě však velmi doporučuji zkontrolovat, že Excel správně stanovil oblast součtu: kliknete postupně na každou součtovou buňku a v řádku vzorců zkontrolujete, je-li rozsah správně.

Výsledek je 15800, 14600, 2900.

Výpočet průměru

Součet sloupce však není jedinou funkcí, kterou byste měli ovládat. Občas se hodí i výpočet průměru, ale elegantněji, než že součet sloupce vydělíte počtem buněk. K tomuto účelu se používá funkce PRŮMĚR, kterou najdete, když kliknete na šipku vedle tlačítka Součet.

Představte se například, že hlavní kuchařce musíte spočítat průměrnou čistou výplatu za předchozí čtvrtletí pro účely stanovení náhrady za dovolenou.

1. Kliknete na buňku vedle řádku s měsíčními výdělky.

2. Kliknete na šipku vedle tlačítka Součet a vyberete funkci Průměr.

3. Zkontrolujete rozsah výpočtu.

4. Stisknete Enter.

Výsledek je 10025,33 Kč.

Opravy zápisů vzorců a funkcí

Může se stát, že ve vzorci nebo v zápisu funkce bude chyba. Stačí nepatrný překlep a výpočet je chybně. Jak poznáte chybu a jak ji odstraníte?

1. Jestliže napíšete vzorec zjevně špatně, nedodržíte-li pravidla zápisu, pak po stisku Enter se objeví toto hlášení:

Stiskem Ano umožníte, aby se automaticky provedla navržená oprava, po stisku Ne musíte opravu provést sami.

2. Někdy se vám po stisku Enter objeví v buňce text #NÁZEV nebo #HODNOTA. Znamená to, že vzorec je špatně a musíte ho opravit.

3. Jestliže vzorec zapíšete podle pravidel, ale výsledek výpočtu je chybný, je vzorec špatně sestavený a také ho musíte sami opravit.

Ing. Pavel Ludvík je vedoucím redakce portálu Jídelny.cz