Desatero pro zahájení doplňkové činnosti

Důvody, proč školní jídelny provozují doplňkovou činnost, jsou různé. Někdy je to požadavek okolí, veřejnosti, zákazníků, jindy k tomu jídelnu tlačí vedení a zřizovatel (snaha zajistit stravování pro určité skupiny veřejnosti, snaha využít nevyužité prostory, kapacity), nebo je to zájem samotných kuchařek (klesají jim úvazky, chtějí si více vydělat).

Nezřídka bývá zahájení doplňkové činnosti provázeno v nějakém diskusním fóru dotazem tohoto typu: Co mám dělat, když chci začít doplňkovou činnost? Právě na tuto otázku stručně odpovídá následující článek.

1. Vybrat druh doplňkové činnosti

Zahájení doplňkové činnosti představuje spoustu práce, je spojena s určitými riziky, příp. finančními náklady a vedoucí jídelny musí dobře rozmyslet, do jakého druhu činnosti se jídelna vrhne. Vaření obědů pro cizí, svačiny pro žáky základních a středních škol, rauty, oslavy, svatby, pohřby, vaření knedlíků, pečení pečiva, provozování maloobchodního prodeje či prodejních automatů – to jsou časté příklady doplňkové činnosti. Co ale propagační činnost, pronájmy, poskytování poradenství nebo vedení účetnictví? U příspěvkových organizací (a ty mezi jídelnami převažují) je nutné přihlížet k právnímu ustanovení, podle kterého má doplňková činnost navazovat na činnost hlavní a nesmí narušovat její plnění.

2. Být si vědomi rizik

Jídelna by si měla promyslet, zda bude o nabízenou službu dostatečný zájem. Je potřeba zvážit silné a slabé stránky nové činnosti, příležitosti a hrozby, zamyslet se nad zájmem zákazníků, konkurencí v okolí, porovnat kvalitu a cenu služeb vlastních a poskytovaných konkurencí.

Zákazníkům musí vyhovovat nejen cena oběda, ale také výdejní doba, počet druhů jídel na výběr, velikosti porcí apod. O poměrně jednoduchá jídla ve školní jídelně, vyžadující objednávku den předem a samoobslužný odběr, nemusí mít zájem náročnější zákazníci, jakými mohou být lékaři, právníci, úředníci z některých úřadů, z finančních institucí apod. Seniory bude zcela jistě zajímat nízká cena, zatímco zaměstnanci firem možná více ocení pružnost odhlašování obědů nebo počet druhů na výběr, dělníci zase velikost porcí. Bude jídelna schopna zajistit případný rozvoz? Bude činnost provozovat i o prázdninách?

3. Cena služby a kalkulace nákladů

Součástí podnikatelské rozvahy by měla být také kalkulace služby, tedy stanovit materiálové, mzdové a režijní náklady, ziskovou přirážku, a z toho vyjde prodejní cena. Nezapomenout na náklady, které teprve přijdou, např. nové vybavení, ev. náklady na propagaci, zejména při zahájení činnosti. Bude výsledná cena konkurenceschopná, bude ji schopen strávník uhradit? To je nutno posoudit. Jestliže supermarket v blízkosti jídelny prodává knedlíky o 10 % levněji, než je schopna prodat jídelna, určitě nemá smysl se do vaření knedlíků pouštět. Při úvahách o ceně a předpokládaných výnosech by si neplátce DPH měl uvědomit, že doplňkovou činností se může dostat do režimu plátce DPH (1 mil Kč v 12 po sobě jdoucích měsících, počítá se obrat celého subjektu).

4. Souhlas ředitele a doplnění zřizovací listiny

Z předchozích bodů vyjde jasné rozhodnutí, zda doplňkovou činnost zahájit, či ne, příp. jaký druh. Jestliže impuls k zahájení doplňkové činnosti vyjde z jídelny, je samozřejmé tento záměr projednat s vedením školy. Dále ze zákona vyplývá požadavek, aby zřizovatel doplnil ustanovení o doplňkové činnosti do zřizovací listiny, a to si může vyžádat delší čas.

5. Živnostenské oprávnění

Doplňková činnost má povahu běžného podnikání a vyžaduje živnostenský list. Obědy pro veřejnost, pečení pečiva, vaření knedlíků, různé formy cateringu apod. spadají pod hostinskou činnost, což je typ řemeslné živnosti. Ta vyžaduje mj. doložit odbornou způsobilost žadatele (dokladem o vzdělání v oboru, příp. vzděláním v příbuzném oboru a praxí). Naopak pronájmy nebo maloobchodní prodej jsou živností volnou, kde se odborná způsobilost prokazovat nemusí. Zahájení živnosti také vyžaduje na živnostenský úřad nahlásit provozovnu a na finančním úřadě se přihlásit k platbě daní (z příjmu, někdy DPH). Pokud zvolený druh činnosti bude výrazně odlišný od přípravy obědů, může živnostenský úřad také vyžadovat kolaudační souhlas nebo souhlas se změnou užívání stavby.

6. Nové vybavení a investice

Některé činnosti budou vyžadovat pořízení nového vybavení, dokoupit nové stroje, přístroje, nádobí. Tyto náklady nezapomeňte uvažovat v kalkulaci služby, a když budete o doplňkové činnosti jednat se zřizovatelem a vedením školy, zajistěte si k tomu potřebné finance.

Jídelna však bude muset zaplatit i prostředky nehmotné povahy. Jde nejen o úpravu software a jeho nastavení, někdy vyvstane požadavek připravit různé smlouvy, např. když bude docházet k pronájmu prostor, v některých případech k tomu bude nutná pomoc právníka.

7. Personální zajištění, úpravy úvazků a odměňování

Doplňkovou činností přibude práce, a tu musí někdo vykonat. Jestliže kuchařky nejsou zcela vytížené, je pravděpodobné, že ji zvládnou v běžné pracovní době. Někdy bude potřebná jiná organizace práce: když bude jídelna během dopoledne prodávat v bufetu, těžko k tomu mohou kuchařky odbíhat během vaření obědů. Kdo to tedy bude dělat a kdy?

Častým důvodem pro zavedení doplňkové činnosti je dosažení vyšších platů. Někde bude nutné zvýšit úvazky nebo dokonce přijmout novou pracovní sílu. Jinde úvazky nebudou měnit a vydělané peníze použijí na odměny kuchařek. Toto vše je vhodné předem projednat s vedením školy.

8. Vedení účetnictví

Velmi důležitou součástí přípravy na zahájení doplňkové činnosti je vedení účetnictví. Doplňková činnost se musí sledovat odděleně, na zvláštních účtech. Pokud některé náklady nelze přesně rozdělit mezi hlavní a doplňkovou činnost, je možné je hradit z hlavní činnosti, ale prostředky se musí průběžně do hlavní činnosti vracet. Pečlivé vedení účetnictví je důležité i z toho důvodu, že doplňková činnost příspěvkových organizací nesmí být ztrátová. Není-li jídelna plátcem DPH, musí se sledovat, zda obrat nepřevýšil hranici 2 mil. Kč (platí od roku 2023). Dokáže toto vše účetní uhlídat?
Tyto věci se musí projednat s vedením školy, s ekonomem apod., a je vhodné počítat s tím, že vedení účetnictví si také vyžádá určité náklady, takže část finančních prostředků získaných doplňkovou činností si na to škola může ponechat.

9. Propagace nových služeb

Před zahájením doplňkové činnosti bude třeba ji hodně propagovat. Může být, že za jídelnu to učiní někdo jiný, např. městský úřad informuje všechny seniory o nabízených obědech prostřednictvím svého sociálního odboru a svého tištěného zpravodaje. V jiných případech se o to musí postarat jídelna sama. Nabízí se samozřejmě placené formy reklamy na vývěsních plochách ve městě, inzerát v novinách, ale jsou i levnější nebo téměř beznákladové formy propagace. Například lze ve škole natisknout letáčky a ty rozdat dětem, aby je donesly domů. Lze domluvit článek o obědech pro veřejnost v městských novinách. Určitě by se informace o nové službě měla objevit na internetové stránce jídelny, příp. na sociálních sítích. Tyto možnosti závisí na konkrétní situaci v jídelně.

10. Organizace doplňkové činnosti a vnitřní směrnice

Poskytování služeb v rámci doplňkové činnosti musí být nějak zorganizováno, a to musí být popsáno ve vnitřní směrnici. Např. při vaření obědů pro cizí strávníky je rozhodně nutné stanovit výdejní dobu. Ale to není vše. Kudy se dostanou do jídelny? Když jim rozšíříte výdejní dobu a poskytnete samostatnou místnost ke stolování, abyste naplnili požadavek časového nebo místně odděleného poskytnutí služby, nebudou se s dětmi potkávat u okénka? Kdy a jak se budou prodávat uvařené knedlíky, upečené pečivo? Když bude jídelna pořádat oslavy, kdo se bude věnovat zákazníkovi, který si přijde dohodnout průběh akce? Bude mu na to stačit běžná pracovní doba jídelny do 15. hodiny, když v tuto dobu většina z nich ještě pracuje? I odpovědi na tyto otázky musí vedoucí jídelny promyslet.

Na doplnění

• Zahájení doplňkové činnosti se nemusí nechávat schvalovat Českou školní inspekcí, ani Krajskou hygienickou stanicí. Je však možné, že situace, které doplňková činnost přinese, bude vhodné zkonzultovat s hygieniky.
• Doplňkovou činnost není třeba zřizovat kvůli jednorázovým případům, kdy jídelna poskytuje stravování, např. kontrolním orgánům.
• Pravidla pro doplňkovou činnost příspěvkových organizací uváděná v tomto článku jsou popsána v zákoně č. 250/2000, zejména v § 27, odst. 2, písm. g.

Ing. Pavel Ludvík – vedoucí redakce portálu Jídelny.cz