Jak při jednání s ředitelem dosáhnout svého

Jednat s nadřízeným je vždy složité a dosáhnout svého je ještě složitější. V dnešním rozhovoru, který nám poskytl Mgr. Jiří Vlček, Dis., kouč a terapeut, se dozvíte, jak při jednání se svým nadřízeným postupovat a čeho se vyvarovat, jak účinně komunikovat, abyste dosáhli svých cílů.

Osobní zkušenosti a úspěchy v rozhovoru s nadřízeným

Pamatujete se vy sám na nějaký váš rozhovor s nadřízeným, kde jste dosáhl úspěchu? A čím to bylo?

Dlouho nám nadřízený nechtěl do kanceláře koupit kávovar. Žádný tam nikdy nebyl a kávu jsme lidem vařili z konvice. Kávovary už měli v jiných organizacích, a tak jsme taky jeden chtěli. Rok jsme se nadřízenému příležitostně zmiňovali, že by kávovar mohl koupit, ale on jej koupit odmítal, anebo dělal, že nás neslyší. Když pak ale nastala situace, kdy nám zůstala finanční rezerva v rozpočtu, zašel jsem za ním a nabídl mu, že by koupě kávovaru vyřešila hned dvě mouchy jednou ranou. Jemu se to v této souvislosti zalíbilo (také měl rád kávu), šel a koupil dvakrát tak drahé zařízení, o kterém se nám předtím ani nesnilo. Byl to tehdy vlastně takový vánoční dárek pro nás pro všechny. Myslím, že jsme mu prostě pomohli vyřešit jeho starosti a naše požadavky najednou.

Co ze svých zkušeností byste obecně poradil pro jednání s nadřízenými?

V prvé řadě je třeba mít odvahu a věřit tomu, že něčeho dosáhnu. Při rozhovoru zůstat zdvořilý, projevovat zájem, mluvit upřímně a udržovat s tím druhým oční kontakt. Jednoduše řečeno chovat se tak, jak chcete, aby se nadřízený choval k Vám. Důležitá je i trpělivost, uvědomit si, že nadřízený má na starosti více záležitostí než jen školní jídelnu, proto je dobré zkusit spojit více požadavků do jednoho a seznámit ředitele s jejich pozadím a dopady. V samotném rozhovoru pak mluvit o sobě, negeneralizovat a popisovat fakta, ne nějaké domněnky či smyšlenky, představit mu svůj zájem nebo zájem své jídelny.

Řekl jste „popisovat fakta“. Nemůže ale takové snášení faktů narazit, že bude nakonec argument proti argumentu? Nepokusit se trochu i o emoce?

Máte pravdu, ale řekl jsem také „mluvit upřímně“. To znamená popsat i to, jak se cítíte a co Vám daná situace přináší nebo bere. Vzít za svá rozhodnutí vlastní odpovědnost a umět posoudit své chování, ale i pocity. Toto je také jedno z asertivních práv, které si můžeme v rozhovoru s nadřízeným dovolit uplatnit. Nemělo by se ale jednat o citové vydírání či skrytou manipulaci.

Praktická příprava na rozhovor

Jak se prakticky připravit na takový rozhovor připravit, co udělat nejdříve?

Abychom mohli s ředitelem školy efektivně vyjednávat, je potřeba si zejména určit, o co mi v komunikaci jde, stanovit si cíl rozhovoru.

Mohl byste to trochu rozvést?

Cíl rozhovoru si můžete jakkoliv formulovat nebo sepsat a během jednání ho pak stále mít na paměti. Někdy je vaším cílem se cítit v rozhovoru prostě lépe, vnímat od nadřízeného respekt, uznání, ocenění. Možná si uvědomíte, že jste ochotní nadřízenému vyhovět téměř v jakémkoli pracovním požadavku, je-li to součástí vaší práce a pokud to alespoň trochu dovedete a umíte. Může vám ale také jít o to, aby váš názor k uším nadřízeného skutečně dolehl a měl na šéfa nějaký vliv. Anebo jde ještě o něco jiného. To je všechno v pořádku, každopádně si řekněte, co je cílem vašeho rozhovoru.

Jak si mám ten cíl představit, můžete uvést nějaké příklady?

Není v tom třeba hledat vědu. Například: Učitelé v jídelně se chovají nesnesitelně, kritizují naše jídla, shazují je před žáky. Potřebuji, aby s nimi ředitel promluvil. Tomu já říkám pojmenovat cíl. Nebo jinak: Děti jsou během výdeje moc hlučné. Potřebuji, aby na toto dohlíželi pedagogové a děti vždy zklidnili.

V rozhovoru je pro mnoho lidí těžké sdělit, že se protistrana mýlí, nebo že jim požadavek nadřízeného vadí, protože jim nedává smysl. Jak si s tím poradit?

Musíme si uvědomit, že každý člověk má právo vyjádřit svůj názor, zaměstnanec i jeho nadřízený. Každý má ale také právo se svůj názor snažit prosadit a také má právo se mýlit! Někdy bohužel stačí jen jedna zkušenost s negativním či ne příliš úspěšným rozhodnutím nadřízeného a to nás odradí. K prosazení vašeho požadavku budete tedy potřebovat odvahu, s nadřízeným přece jen nemluvíte každý den. Proto je důležité nejprve získat sebevědomí.

Seběvědomí pro diskusi je zásadní, jak ho získat?

Jak získám sebevědomí pro diskusi?

Přemýšlejte o důvodech, proč do diskuse jdete, jaké pro ni máte motivy. Promýšlením následujících otázek posílíte vaši sebedůvěru v dobrý konec a získáte vyšší sebevědomí pro další rozhovor: Proč chcete mluvit s vaším nadřízeným právě teď? Co vám může úspěšný rozhovor přinést a jak vám může zkvalitnit váš pracovní či soukromý život? Co nejlepšího by se mohlo stát, abyste byli nadmíru spokojeni? Bude mít úspěšný rozhovor vliv i na další osoby? Co jim přinese? Může z vašeho záměru profitovat nakonec i váš nadřízený? A rovnou si na tyto otázky odpovězte, například chci, aby se mnou jednal nadřízený alespoň důstojně a s respektem. Zasloužím si to a také mám právo se vyjádřit!

Dá se ale získat sebevědomí jen odpověďmi na takové otázky? Nezískává se hlavně tím, že jsme takových diskusí zažili už mnoho? To by mohlo pozici začínajících vedoucí komplikovat.

Sebevědomí roste jak ze zkušenosti s podobnými situacemi, tak také z vědomí vlastní hodnoty. Můžeme je získávat nejen na pracovišti, ale i v rodině, mezi přáteli nebo třeba cestou z práce a do práce. Zkrátka všude tam, kde se chceme nějak prosadit. Zkuste třeba požádat člověka, aby nekouřil na zakázaném místě nebo uvolnil vyhrazené sedadlo v autobuse. Právě tyto malé okamžiky mají vliv na naše sebevědomí. Jde o schopnost dosáhnout přijatelným způsobem svého cíle. A to se dá trénovat. A jak se říká, trénink dělá mistry.

Zmínil jste se o možnosti, že z navrhovaného řešení bude mít výhodu i ředitel. Je hledání výhod pro druhou stranu dobrá cesta, nemůže to ohrozit náš cíl? Nemůže to ředitel chápat jako podlézání, poklonkování?

Naše požadavky si nadřízený může vyložit všelijak, to je pravda. Podstatné však je, jak jsme mu je předložili. Pokud v tomto máte čisté svědomí, je to věc nadřízeného, jak Vašemu jednání porozuměl. I on má právo pochopit Vás jinak, než zamýšlíte. A ještě pokud jde o dosahování cílů, jistě máme více možností, jak celé jednání s nadřízeným může dopadnout. Za ideální považuji tzv. strategii win-win, což je stav, kdy z navrženého řešení mají výhody obě strany, podobně jako s tím kávovarem. Takový výsledek je pak víc než pouhý kompromis. Řešení požadavků podle strategie win-win se v ideálním případě může stát vítanou aktivitou, ze které pak mají užitek všichni.

Další postup k úspěšnému rozhovoru

Máme cíl rozhovoru, známe důvody, proč o něho usilujeme. Jak dále postupovat?

Dalším krokem je promyslet, jak svých cílů dosáhnout. Důležité je třeba už jen načasování rozhovoru. Rozmyslet si, zda rozhovor povedu třeba na poradě, kde má ředitel přece jen psychologickou převahu, neboť se očekává, že poradu vede, řídí a rozhoduje na ní. Na druhou stranu mu ale na poradě můžete říct věci před svědky, což je někdy také užitečné.

Jsou nějaké další okolnosti, které bych měl zvážit?

Zvažte také denní dobu, vhodné jistě není, když váš nadřízený nemá čas, je pod tlakem či plní více úkolů najednou. Určitě nebude vhodné např. páteční odpoledne, kdy už se spíše každý vidí doma nebo pondělní dopoledne! Pomohl by třeba čas po jídle, které má váš ředitel v oblibě? Nebo využít nějakého úspěchu vaší jídelny, ocenění rodiči? Další roli může hrát prostředí, zdravotní stav či psychická kondice, zda jste na rozhovor sám/a či s kolegou/kolegyní. Některé situace můžete přímo připravit. Výsledkem by mělo být, že si jasně řeknete například: Vyřeším to po zítřejší ranní poradě.

Je ještě něco důležitého, co mi může při přípravě na rozhovor s nadřízeným pomoci?

Hledejte spojence, pomoc a podporu někoho jiného. Pokud váš názor bude zastávat více dalších osob najednou, dostáváte se do jiné pozice, než když jste s daným názorem sám/sama. Nejde zde o spiklenectví, vnitřní odboj ve vaší škole či jídelně, ale o to, že můj cíl je sdílený více lidmi? Jste si všichni jisti, že vám všem jde o stejnou věc? Pomoc můžete shánět i mimo vaši jídelnu, nebo dokonce i mimo školu. K dosažení cíle se můžete spojit s některou učitelkou, oblíbeným kolegou pana ředitele nebo s někým ze školské rady. Nemohla by vám pomoci kolegyně z jiné jídelny, která podobný problém už řešila?

A to už je vše? Máme přípravu na rozhovor za sebou?

Ano, jsme ve finále. Promysleli jsme všechna možná úskalí, zvážili své motivy, ujasnili si cíle, připravili zdroje podpory. Zbývá tedy jediné, učinit první krok a jít do akce! Nastal čas vyzkoušet vše, co jste si uvědomili a co je k dispozici. Myslet na svůj cíl a jít do rizika. Jde přece o Vaše potřeby, které takto cítíte a prožíváte. Jak řekl neznámý autor – lépe je pokusit se a neuspět, než úspěšně nedělat nic.