Jednání s ředitelem – být dobře připraven

Spousta lidí se domnívá, že jednat s nadřízeným není složité. Půjdu za ním, něco mu řeknu, nejlépe něco, co si nedá za rámeček (aspoň bude vědět, co si o něm myslím) a vrátím se zpět. Každodenní praxe nás přesvědčuje, že to není tak jednoduché.

Chce-li člověk po nadřízeném, aby mu vyhověl, musí mít nejen jasnou představu, co chce. Musí svou představu také přesně popsat slovy, musí zajistit, aby ji nadřízený pochopil stejně jako on, a pak to nejtěžší – přimět nadřízeného k realizaci. Nejde tedy jen o to, jestli člověk umí dobře mluvit.

O tom se v poslední době přesvědčila řada vedoucích školních jídelen – z důvodu šíření koronaviru vznikla spousta neobvyklých situací, které bylo potřeba projednat s ředitelem školy.

Být dobře připraven a neimprovizovat

K tomu, jak vést jednání, existuje spousta postupů, taktik a rad. Jedna z nich zní: Být připraven. To je heslo, které patří k hlavním principům skautingu, najdeme ho v bibli, řídí se jím prepeři – lidé, kteří se připravují na kolapsy společnosti, a měla by se jím řídit i vedoucí jídelny.

Jedna taková zkušená pracovnice řekla, že jednat s nadřízeným pro ni není jen tak. Obvykle ji to stojí několik hodin přípravy, kdy promýšlí strategii jednání a argumenty, které použije. Protože je jí jasné, že ředitel ji nemůže v krátké době vyhrazené k jednání pochopit, řadu infomací mu přichystá písemně. Ty mu umožní se k záležitosti vrátit s časovým odstupem.

Promyslet dobře postup

Při vyjednávání s ředitelem je třeba dopředu promyslet nejen to, jaké informace a v jakém sledu mu předat, ale i to, jak reagovat na různé finty a úskoky, které nadřízený jako zkušený vyjednavač umí použít.

Jde-li vedoucí za nadřízeným v určité věci, musí znát, jaká pravidla pro projednávanou záležitost platí, jak se obvykle řeší. Jedná-li se o stanovení ceny, nákladů apod., měla by mít přichystánu vlastní kalkulaci a nespoléhat na bleskový výpočet, který jí ředitel z hlavy předvede. Bude-li s ním řešit platy, měla by zhruba vědět, jak se platy stanovují, jak se měsíční plat počítá a jaké se určují odvody. Chce-li jednat o nákupu konvektomatu, potřebuje mít představu o cenách i o nákladech, spojených s jeho instalací. A nejen v hlavě, lépe je na papíru.

Praktické příklady vyjednávání – jak být připraven

Vyjednávání a komunikace dvou lidí je velmi živá záležitost, která se jen obtížně popisuje písemně. Vhodnost a nevhodnost zvolených postupů, jejich klady a zápory jsou mnohem lépe vidět na příkladech z praxe. Zde některé jsou, seznamte se s nimi.

Příklad 1

V jídelně jsou dlouhodobě dvě nemocné kuchařky. Situace je neúnosná a vedoucí řediteli navrhuje, že přijmou na dohodu náhradu. Ten se ale brání: „Budou to další mzdové náklady navíc a víte, že na tom jsme finančně špatně.“ Vyjmenovává nekonečnou řadu výdajů, které škola v poslední době měla. Vedoucí je jeho argumentací úplně uzemněna, je jí hloupé zvyšovat náklady školy, nezmůže se na odpor a odchází s nepořízenou.

Stačilo by se ale zajímat o rozpočet školy a říct: „Pane řediteli, ale většina z těchto výdejů byla plánována, máte na to v rozpočtu přidělené finance. A stejně tak jsou v rozpočtu školy finance na platy zaměstnanců. Proč je nemůžeme použít k tomu, na co byly určeny?“

Příklad 2

Obdobná situace. Ředitel lamentuje nad špatnou finanční situací školy, uvádí řadu výdajů, které škola má, a jejich výčet končí slovy „ještě navíc nemocenská těch kuchařek“. Dobře připravená vedoucí ví, že nemocenskou vyplácí zaměstnavatel jen na začátku pracovní neschopnosti a poté ji už vyplácí sociální správa. U dlouhodobých neschopenek tak škola vlastně šetří mzdové náklady a z úspory lze zaplatit zástup.

Příklad 3

Při vyjednávání o platech a odměnách je třeba být připraven na to, zda se diskutuje o čisté nebo hrubé částce a na nutnost počítat i s odvody na pojištění, aby nedošlo k situaci podobné následující.

Jídelna uspořádala několik náročných akcí, pro kuchařky bez jakýchkoli finančních ohodnocení, a ředitel má v plánu další. Vedoucí se to nelíbí a jde vyjednávat. Má představu, že dvě kuchařky dostanou každá alespoň 1000 Kč čistého ve výplatě navíc, aby zřetelně cítily, že zaměstnavatel si jejich nasazení a obětavosti všímá. Řediteli se návrh nezamlouvá, snaží se o kompromis, a nakonec souhlasí: „Dobrá, dám tedy účetní pokyn, aby vám do jídelny převedla z prostředků školy 2000 Kč a jejich rozdělení už nechám na vás.“ Vedoucí je spokojena a jde do své kanceláře.

Od protistrany je to však určitý úskok, protože z této částky se uhradí pojistné a ještě daň, takže každá kuchařka dostane čistého jen kolem 600 Kč. Vedoucí měla zareagovat takto: „Jsem ráda, že jsme se dohodli, ale ta částka by měla být nejméně 3200 Kč, aby obě kuchařky po zaplacení odvodů a daně dostaly těch požadovaných 1000 Kč.“

Příklad 4

V souvislosti s epidemií koronaviru na jaře 2020 byla zavřena jídelna v malé vesnické škole se třemi kuchařkami, z nichž jedna současně vykonává vedoucí jídelny. Není jasné, jakou práci budou kuchařky dále dělat a jak budou odměňovány. Ředitelka chce hovořit s hlavní kuchařkou – vedoucí jídelny o celkové situaci. Ta přichází na jednání a není ani rámcově obeznámena, jak se podobné situace řeší.

Ředitelka začíná takto: „Paní Nováková, po zavření školy jídelna nemá pro koho vařit a protože pro vás všechny nemám jinou práci, musím vás bohužel nechat doma.“ Chvíli se odmlčí a pokračuje. „Abyste nezůstaly úplně bez finančních prostředků, navrhuji vám, že zůstanete doma z důvodu sníženého odbytu popsaného v par. 209 ZP s 60 % platu.“ Vedoucí se to nelíbí, ale nakonec zváží, že zůstat doma a dostávat 60 % průměrného platu není k zahození.

Zkušená vedoucí si však předem prokliká internet, kde se již brzy pro vypuknutí epidemie dalo i bez studia Zákoníku práce zjistit, že personál jídelen má zůstat doma a dostávat 100 % průměrného platu z důvodu překážky v práci na straně zaměstnavatele. Na tuto informaci nadřízenou upozorní: „Paní ředitelko, chtěla bych vás ale upozornit, že na stránkách MŠMT je uvedeno, že máme dostat 100 % platu.“ Je také dobré vědět, že finance na platy dostává škola z kraje nezávisle na tom, zda je epidemie, či není.

Vědět, oč při diskusi půjde, není k zahození, je to dokonce nutné. A dobře se na ni přichystat je také nutné. Úspěch při jednání nám pak bude odměnou za vynaložené úsilí a čas, který jsme přípravě věnovali. Buďme připraveni!

Ing. Pavel Ludvík – vedoucí redakce portálu Jídelny.cz