Nebojte se jednat

Jsou jednání, do kterých se nám nechce. Žádat o zvýšení svého platu. Získat stanovisko, radu či pomoc zřizovatele. Usměrnit a ukáznit jinak skvělého pracovníka, o kterého nechceme přijít. Reklamovat nedostatečnou kvalitu zboží nebo služby. Všechna tato jednání nebo vyjednávání v nás mohou vyvolávat obavy v mnoha směrech:

• Co si o mně druzí pomyslí?
• Jak budu vypadat, působit?
• Zvládnu to?
• Neobrátí se to proti mně?
• Jak mám začít? … atd.

Toto vše alespoň občas napadne každého z nás. A pak nás to brzdí. Váháme. Jednání odkládáme. Už dopředu ustupujeme, raději se nepříjemnému jednání vyhneme. Zároveň ale platí, že za svůj život, za své zájmy, za výsledky na své pracovní pozici neseme zodpovědnost my sami. A některé věci za nás nikdo neudělá. Odkládáním se zpravidla nic nevyřeší, spíš naopak se věci komplikují. Takže jak na to? Jak se dobře připravit na jednání, které považujeme za důležité, ale zároveň cítíme, že se nám do toho nechce? Výše položené otázky nás spíš brzdí. Musíme si položit otázky zcela jiné, manažerské. Takové, kdy odpovědi na ně nás na jednání dobře připraví.

Manažerské otázky:

• Čeho přesně chci dosáhnout?
• Proč to potřebuji já i ostatní?
• Je to opravdu důležité?
• Mám právo (nárok) to požadovat?
• Kdy a kde je nejvhodnější jednat?
• Jaké argumenty je dobré si připravit?
• Jaký je možný kompromis?
• Co udělám, když neuspěji?

Čeho přesně chci dosáhnout?

Pokud nevíme, co chceme, je velmi těžké toho dosáhnout. Před závažným jednáním doporučuji si odpověď na tuto i další otázky napsat na papír. Stručně, výstižně, pochopitelně i pro druhé. Papír snese všechno a před jednáním si můžeme naše odpovědi postupně upravovat. Tak, aby se nám líbily. Aby nám sedly. Aby se nám o nich dobře mluvilo – jednoduše, s jistotou.

Proč to potřebuji já i ostatní?

Jistě existuje více důvodů pro náš požadavek. Udělejme si jejich seznam. Nezapomeňme na naše osobní důvody, na společné (pracovní) důvody ani na důvody toho, kdo bude o naší žádosti rozhodovat. Ty poslední jsou nejdůležitější. Mohou nám pomoci druhou stranu pro náš nápad či požadavek získat. Pokud například chceme od šéfa vyšší plat, měli bychom umět mu vysvětlit, co nového se naučíme, jakou novou zodpovědnost přijmeme, jaké starosti mu ušetříme.

Je to opravdu důležité?

Pokud jsme si poctivě odpověděli na předchozí dvě otázky, měli bychom poměrně snadno najít odpověď i na tuto otázku. Některé věci jsou pro nás opravdu zásadní, nejdůležitější. Jiné jsou důležité, ale s drobnými omezeními se dovedeme smířit s tím, když je neprosadíme. A něco jsou naprosté malichernosti.

Pokud chceme být úspěšní, nesmíme chtít být současně dokonalí. Nemůžeme vkládat energii a vysilovat se bojem s malichernostmi. Úspěšní manažeři se zaměřují především na ty pro ně nejdůležitější věci. Někdy nám může pomoci otázka: Co se stane, když to neudělám, neprosadím? Pokud je odpověď „nic“ nebo „téměř nic“, pak do takového jednání vůbec nechoďme a věnujme se důležitějším věcem.

Mám právo (nárok) to požadovat?

Měli bychom znát, co říkají zákony, směrnice či nepsaná pravidla. V pozici šéfa někdy prosazujeme něco, co přímo plyne z nějakých uznávaných pravidel. Pokud to tak je, stačí na tato pravidla poukázat a držet se jich. Naše připravené odpovědi na předchozí otázky mají smysl především pro nás. Použít je můžeme k uvedení a vysvětlení situace, ale měli bychom se vyhnout další diskusi o nich a držet se pouze toho, že prosazujeme existující platné pravidlo.

Tam, kde takový nárok neexistuje, musíme k jednání přistoupit zcela jinak. Doporučuji se zaměřit na odpovědi, proč to chceme, a z nich především na odpovědi, co to přinese tomu, kdo rozhoduje, případně na to, co to přinese celému kolektivu. Co to přinese přímo nám můžeme také zmínit, ale nemělo by se to stát základem celého rozhovoru. Když se vrátíme k té žádosti o vyšší plat – nemůžeme se v rozhovoru soustředit na to, že mám doma tři malé děti, hypotéku a manžel zrovna ztratil práci. Můžeme to krátce v úvodu zmínit jako důvod, co nás přivedlo k žádosti, ale nemůžeme se k tomu vracet a opakovaně to zdůrazňovat.

Kdy a kde je nejvhodnější jednat?

Někdy se nám může zdát, že vhodná doba není nikdy. Pro každou situaci je to trochu jiné. Některé věci je dobré vyslovit hned, jak je vidíme. Pokud vidím podřízeného pracovníka, jak kouří tam, kde nemá, a on mne také zahlédne, mám jedinou rozumnou možnost to řešit hned. Může na to stačit přísný pohled nebo jednoduchý pokyn, ale je nutné to vyřešit hned. Máme-li prostor, je lépe si naše jednání připravit, promyslet. Ale pozor, pokud se nám to nepodaří promyslet hned napoprvé a váháme, pak udělejme ještě druhou, pečlivější, přípravu a dál to neodkládejme.

Vhodnou volbou času a místa můžeme průběh jednání také ovlivnit. Je rozdíl, pokud k jednání přistoupíme na začátku nebo na konci směny, při dostatku času nebo v časovém presu, ve své kanceláři, někde na chodbě nebo v restauraci. Pro některé typy jednání (např. hledání řešení, která se nám dlouhodobě nedaří najít) je vhodné společně vyrazit na procházku do parku. Každá situace vyžaduje něco jiného, ale pokud máme provedenou předchozí přípravu, vhodné řešení určitě najdeme.

Jaké argumenty je dobré si připravit?

Před jednáním je dobré si sepsat naše hlavní argumenty, kterými chceme druhou stranu přesvědčit nebo ovlivnit. Přitom je dobré také odhadnout, jaké se nám budou vracet námitky, proč to nejde, a jak na ně budeme reagovat.

Pokud existuje námitka, které se bojíme, můžeme jí předejít tím, že ji vyslovíme sami předem. Při žádosti o zvýšení platu to může vypadat například takto: „Vím, šéfe, že mi pořád nemůžeš zapomenout ten můj průšvih před půl rokem. Přesto ale se tě musím zeptat, jaké jsou možnosti ke zvýšení mého platu. …“.

Jaký je možný kompromis?

Tam, kde na pozitivní výsledek jednání nemáme zřejmý nárok, je dobré být připraven i na kompromis. Často i částečný úspěch je úspěch a pokračovat v jednání se dá i později. Pokud víme, že druhá strana často kompromis vyžaduje, pak může být taktické své požadavky trochu nadnést. Pak máme kam ustupovat a jednání to může urychlit. Jen to nesmíme přehnat.

Co udělám, když neuspěji?

Každé jednání nebo vyjednávání nekončí vždy naším vítězstvím. Někdy se druhá strana zapře (a to i v případě podřízených pracovníků) a v daném okamžiku s tím nic neuděláme. Je dobré s takovou situací počítat a už dopředu mít připravený náhradní plán, co s tím uděláme. Takový plán nesmí záležet na vůli druhé strany, musíme být schopni (a ochotni) ho realizovat sami svými silami. Náhradní plán nám dává před jednáním větší klid – víme, že jsme schopni přijmout a zvládnout jakýkoliv výsledek našeho jednání.

Závěrem

Nebojte se nepříjemných jednání. Pokud se budete řídit radami z tohoto článku, budete dobře připraveni. Při vlastním jednání pamatujte také na důležité komunikační principy:

• trpělivě naslouchejte (neskákejte do řeči)
• zajímejte se o každý podnět a názor partnera (opravdu dobře jeho námitky pochopte)
• vyhněte se tlaku, vyhrožování, aroganci (za všech okolností zůstaňte v klidu a slušní)

Ing. Vladimír Bureš – člen výboru Asociace společného stravování